Microsoft Excel Basics Tutorial - Learning how to use Excel Microsoft Excel Básico Tutorial - Aprender a utilizar Excel

Posted on March 24, 2007 at 12:58 am Enviado el 24 de marzo de 2007 a 12:58 horas

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Learning the Basics of Microsoft Excel Aprender los fundamentos de Microsoft Excel

If you have Microsoft Office installed, but have never touched Excel before because you either didn’t know how to use it or didn’t know what it could do for you, then you MUST read this post on learning how to use Excel ! Si tiene instalado Microsoft Office, pero nunca han tocado antes de Excel, ya que o bien no saben como hacerlo o no sabía lo que podía hacer por usted, entonces usted debe leer esto de aprender a usar Excel!

Microsoft Excel is a powerful spreadsheet application that can be used for anything from a simple database all the way up to a full fledged Windows application full with windows forms, macros, and add-ons. Microsoft Excel es una potente aplicación de hoja de cálculo que se pueden utilizar para cualquier cosa, desde una simple base de datos de todo el camino hasta un pleno derecho con la plena aplicación de Windows formas de las ventanas, las macros, y para agregar. You can use Excel to calculate a car loan payment, graph data, manage customer records, keep an address book, etc. Puede utilizar Excel para calcular un pago del préstamo del automóvil, gráficos de datos, gestión de clientes, mantener una libreta de direcciones, etc

Excel is currently used by most large financial institutions for daily financial data analysis. Excel es utilizado en la actualidad por la mayoría de las grandes instituciones financieras para el análisis de datos financieros al día. It has a huge range of financial functions, formulas, and add-ons that allows you to use Excel to store and analyze data in a simple, quick way. Tiene una amplia gama de funciones financieras, fórmulas, y las extensiones que le permite el uso de Excel para almacenar y analizar los datos de forma sencilla, rápida manera.

In this tutorial, we’re going to go through the basics of Excel: creating workbooks, using worksheets, entering data, using formulas, etc so that you can become comfortable with the software and begin to learn on your own by playing around with it. En este tutorial, vamos a ir a través de los conceptos básicos de Excel: la creación de trabajo, utilizando las hojas de trabajo, la introducción de datos, uso de fórmulas, etcétera para que pueda convertirse en cómodo con el software y empezar a aprender por su cuenta por jugar un rato con él .

First Steps Into Excel Primeros pasos en Excel

First, let’s open Excel and take a look at the interface of the program. En primer lugar, vamos a abrir Excel y echarle un vistazo a la interfaz del programa. Open Excel and a new workbook will automatically be created. Abrir Excel y una nueva hoja de trabajo se creará automáticamente. A Workbook is the top level object in Excel. A Workbook está en el nivel superior objeto en Excel. It contains Worksheets, which hold all the actual data that you will be working with. Contiene Hojas de trabajo, que contienen todos los datos reales de que usted va a trabajar con. A workbook starts off with three worksheets, but you can add or delete worksheets at any time as long as there is at least one worksheet in a given workbook. Un documento comienza con tres hojas de trabajo, pero usted puede añadir o eliminar las hojas de trabajo en cualquier momento, siempre que haya por lo menos una hoja de trabajo en un determinado documento.

Across the top, you have the Excel toolbars, usually the Standard and Formatting toolbars that allow you to open workbooks, create new ones, change the font style, etc. These are mostly the same as Word, but with a few different buttons that we’ll talk about later. En la parte superior, dispone de las barras de herramientas de Excel, por lo general las barras de herramientas de formato estándar y que le permiten abrir de trabajo, crear otros nuevos, cambiar el estilo de fuente, etc Estos son en su mayoría los mismos que los de Word, pero con algunos botones diferentes que 'Ll hablar más tarde.

If you do not see the Standard and Formatting toolbars as shown above, you can have them brought back by going to View and then choosing Toolbars and check to make sure that the two toolbars have check marks next to them. Si no aparece la barra de herramientas de formato estándar y como se muestra arriba, puede que sean devueltos por ir a ver y, a continuación, elegir Barras de herramientas y asegúrese de que las dos barras de herramientas tienen marcas de verificación junto a ellos.

At the bottom of the screen, you’ll see three sheets, named Sheet1, Sheet2, and Sheet3. En la parte inferior de la pantalla, verá tres hojas, de nombre Sheet1, Sheet2 y Sheet3. This is the default number that every Excel workbook starts off with. Este es el valor por defecto que cada Excel comienza con.

On the right hand side of the screen is the Excel task pane, where you can perform many common tasks such as opening a workbook or creating a new one. En la parte derecha de la pantalla está el panel de tareas de Excel, donde se pueden realizar muchas tareas comunes tales como la apertura de un cuaderno de trabajo o la creación de uno nuevo. You can also perform searches for help if needed here. También puede realizar búsquedas para ayudar si es necesario aquí.

Getting Started with Excel Primeros pasos con Excel

The best way to learn anything is to actually do something useful and Excel is the best example of this! La mejor manera de aprender algo es para hacer algo realmente útil y Excel es el mejor ejemplo de esto! Let’s say you are a teacher of high school or college students and you want to keep track of your student’s grades, calculate the average, and tell the students what grade they would have to get on their finals in order to get an A in the class. Digamos que usted es un maestro de la escuela secundaria o estudiantes de la universidad y que desea realizar un seguimiento de su estudiante de los grados, el cálculo de la media, y decirle a los estudiantes de grado que lo que tendría que llegar a su fase final con el fin de obtener una A en la clase.

Sounds like a simple problem and it is! Suena como un simple problema, y es! Excel can do this for you very quickly, so let’s see how. Excel puede hacer esto para usted muy rápidamente, así que vamos a ver cómo.

First off, let’s enter some data into the cells in Excel. Primero vamos a introducir algunos datos en las celdas en Excel. In Excel, the columns are labeled starting from A and continuing to Z and beyond. En Excel, las columnas han sido etiquetados desde A hasta la Z y continua y más allá. A cell is simply a particular row number and column, i.e. A1 is the very first cell in an Excel worksheet. La celda es simplemente un determinado número de fila y columna, es decir, A1 es la primera celda en una hoja Excel.

Let’s type Students into well A1 and then type A through E as the student names continuing down column A as shown below: Vamos a estudiantes en el tipo así A1 y luego a través de un tipo E como la continuación de los nombres de estudiantes en la columna A, tal como se indica a continuación:

Now let’s enter Test 1, Test 2, and Test 3 into cells B1, C1, and D1 respectively. Ahora vamos a entrar Test 1, Test 2, y los ensayos 3 en las células B1, C1, D1, respectivamente. Now we have a 5×4 grid, so let’s fill out some fake test grades also as shown below: Ahora tenemos un 5 × 4 parrilla, así que rellene algunos grados también falsos prueba como se muestra a continuación:

Now let’s learn some of the basics of formatting cells in Excel. Ahora vamos a aprender algunos de los elementos básicos de las células en formato Excel. Right now our table doesn’t look very nice since the text and numbers are aligned differently and the headers are not visually separate from the data. Ahora nuestra mirada cuadro no muy agradable, ya que el texto y los números se alinean de manera diferente y las cabeceras no son visualmente separada de los datos.

First, let’s center all the data so that things look nicer. En primer lugar, vamos a todos los centro de datos para que las cosas se ven más agradable. Click on cell A1 and drag your mouse down to cell D6 to highlight all entire grid: Haga clic en la celda A1 y arrastrar con el ratón hacia abajo a la celda D6 para poner de relieve toda la red de todos:

Then on the Formatting toolbar, click the Center Justify button. Luego, en la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Justificar Center. The grid is now nicely centered with all the data directly underneath the headings. La red está bien centrado con todos los datos directamente debajo de los encabezamientos.

Now let’s look more at how we can format Excel cells. Ahora vamos a ver más en la forma en que podemos formato Excel células. Let’s change the color of the first row to something else so that we can clearly separate the header from the data. Vamos a cambiar el color de la primera fila a otra cosa a fin de que podamos separar claramente la cabecera de los datos. Click on cell A1 and drag the mouse while holding the button down to cell D1. Haga clic en la celda A1 y arrastra el ratón mientras mantiene el botón de abajo a la celda D1. Right click and select Format Cells . Haga clic derecho y seleccione Formato de celdas.

In the Format Cells dialog, click on the Patterns tab and select a color from the palette. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Patterns y seleccionar un color de la paleta. I chose yellow to give it a bright distinction. Elegí amarillo a darle una brillante distinción.

Click OK and you’ll now see that the color has been changed for the selected cells. Haga clic en Aceptar y podrá ver ahora que el color se ha cambiado para las células seleccionadas.

Let’s also add some borders between the cells so that if we decide to print out the Excel sheet, there will be black lines between everything. Vamos a añadir, además, algunas fronteras entre las células a fin de que si nos decidimos a imprimir la hoja Excel, habrá negro entre líneas todo. If you don’t add borders, the lines you see in Excel by default do not print out on paper. Si no añadir las fronteras, las líneas que se ven en Excel por defecto no se imprime en papel. Select the entire grid and click on Format Cells again. Seleccione toda la red y haga clic en Formato de celdas. This time go to the Border tab. Esta vez ir a la pestaña de Fronteras. Click on the Outside and Inside buttons and you should see the small display box directly below the buttons change accordingly with the borders. Haga click en los botones Dentro y Fuera y usted debería ver la pequeña pantalla justo debajo del cuadro de los botones en consecuencia con el cambio de las fronteras.

Click OK and you should now have black lines between all of the cells. Haga clic en Aceptar y deberías tener negro entre todas las líneas de las células. So now we’ve formatted our grid to look much nicer! Así que ahora hemos formateado nuestra red de mirar mucho mejor! You can do this type of formatting for your data also in the way you feel appropriate. Usted puede hacer este tipo de formato de los datos también en la forma en que usted se siente apropiado.

How to use Formulas and Functions in Excel Cómo utilizar fórmulas y funciones en Excel

Now let’s get to the fun part: using Excel functions and formulas to actually do something! Ahora pasemos a la parte divertida: Excel utilizando funciones y fórmulas para hacer algo! So we want to first calculate the average grade for our 5 students after their 1st three exams. Así que queremos calcular el promedio de los grados de nuestros 5 estudiantes después de su 1 ª tres exámenes. Excel has an average function that we can use to calculate this value automatically, but we’re going to do it slightly differently in order to demonstrate formulas and functions. Excel tiene un promedio de la función que podemos utilizar para calcular este valor automáticamente, pero vamos a hacerlo un poco diferente con el fin de demostrar las fórmulas y funciones.

Add a header called Sum in column F and Avg in column G and format them the same way we did the other header cells. Añadir una cabecera de nombre en la columna F Suma Media y en la columna G y el formato de la misma manera que hicimos la otra cabecera de las células.

Now first we’ll use Excel’s sum function to calculate the sum of the three grades for each student. Ahora primero usaremos Excel función de la suma para calcular la suma de las tres categorías para cada estudiante. Click in cell F2 and type in “=sum(” without the quotes. The = sign tells Excel that we plan on putting some type of formula into this cell. When you type in the first parenthesis, Excel will display a little label showing you what types of variables this function takes. Haga clic en la celda F2 y escriba "= suma (" sin las comillas. El signo = le dice a Excel que planifiquemos en poner algún tipo de fórmula en esta celda. Cuando escribes en el primer paréntesis, Excel mostrará un poco de la etiqueta que le mostrará Qué tipos de variables de esta función recibe.

The word SUM is a built-in function in Excel which calculates the sum of a specified range of cells. La palabra SUM es una función incorporada en Excel que calcula la suma de una secuencia específica de las células. At this point after the first parenthesis, you can select the range of cells you want to sum up! En este punto después de que el primer paréntesis, se puede seleccionar el rango de celdas que desea resumir! No need to type the cells one by one! No hay necesidad de las células de tipo uno por uno! Go ahead and select cells B2 to D2 and you will see that the formula is automatically updated and is in blue. Adelante y seleccionar las células B2 en D2 y verá que la fórmula se actualiza automáticamente y está en azul.

After you select the range, type in the closing parenthesis (Shift + 0) and press Enter. Después de seleccionar la gama, el tipo en el cierre de paréntesis (Shift + 0) y pulse Enter. And now you have the sum of the numbers! Y ahora usted tiene la suma de los números! Not too hard right!? No es muy dificil derecho!? However, you might say that it would be a royal pain to do this for a set of 100 or 500 students! Sin embargo, usted podría decir que sería un dolor real de hacer esto para un conjunto de 100 o 500 estudiantes! Well, there’s an easy way to copy your formula automatically for the other students. Bueno, hay una manera fácil de copiar su fórmula automáticamente a los otros estudiantes.

Click on cell F2 and then move your mouse slowly to the lower right edge of the cell. Haga clic en celda F2 y, a continuación, mover el ratón lentamente a la parte inferior derecha borde de la celda. You’ll notice that the cursor changes from a fat white cross to a skinny black cross and the bottom right of the cell is a small black box. Se dará cuenta de que el cursor cambia de una grasa a una cruz blanca Flacas negro cruz y la parte inferior derecha de la celda es un pequeño recuadro negro.

Click on that small black box and hold your mouse down and drag it to the row of the last student. Haga clic en el recuadro negro que los pequeños y sostiene el ratón y arrástrelo a la última fila del estudiante. And with that, Excel uses the same formula, but updates the current row cells so that the sum is calculated for each row using that row’s data. Y con eso, Excel utiliza la misma fórmula, pero se actualiza la fila actual células a fin de que la suma se calcula para cada fila de la fila que utiliza los datos.

Next, click in cell G2 and type the = signs to denote we are starting a formula. A continuación, haga clic en la celda G2 y el tipo = signos para indicar que estamos comenzando una fórmula. Since we want to divide the sum by 3 to get the average, type the = sign and then choose the sum cell F2. Dado que queremos dividir la suma por 3, para llegar a la media, escriba el signo = y, a continuación, elegir la cantidad de células F2. Continue on with the formula by typing in “/3″, which means divide by 3. Continuar con la fórmula escribiendo en "/ 3", lo que significa dividir por 3.

Press Enter and you now have entered your own average forumla! Pulse Enter y ahora han entrado en su propio medio forumla! You can use parenthesis and perform all the math functions in this same way. Puede utilizar paréntesis y ejercer todas las funciones matemáticas de esta misma manera. Now do the same thing as with the average and click the small black box at the lower right corner in cell G2 and drag it down to the bottom. Ahora hacemos lo mismo que con la media y haga clic en el pequeño recuadro negro en la esquina inferior derecha en la celda G2 y arrástralo hacia la parte inferior. Excel will calculate the average for the rest of the cells using your formula. Excel calculará la media del resto de las células a través de su fórmula.

And lastly, let’s put in one more formula to calculate what each student would have to get on the final in order to get an A in the class! Y por último, vamos a colocar más en una fórmula para calcular lo que cada estudiante tendrá que conseguir en la final con el fin de obtener una A en la clase! I’m assuming that the three tests were worth 70% of the grade, the final is worth 30%, and an A is 90 or above. Estoy suponiendo que las tres pruebas fueron por valor de 70% de la categoría, la final es un valor de 30%, y una A es 90 o superior.

So in order to calculate the minium grade to get an A in the class, we have to take 90 and subtract 70% of the average test scores and divide the whole thing by 30%. Por lo tanto, con el fin de calcular el grado mínimo para obtener una A en la clase, tenemos que tener 90 y restar 70% de la media de las puntuaciones de la prueba y dividir el conjunto un 30%.

Min Grade To Get A: (90 - (.7 * AVG)) / .3 Min Grado obtener un contrato: (90 - (.7 * AVG)) / .3

So let’s create a new header in column I and in cell I2, beging typing “=(90 - (.7 *” and then select cell G2 and then continue on with “))/.3″ and then press Enter. Entonces, vamos a crear una nueva cabecera en la columna I, y en la célula I2, beging escribiendo "= (90 - (.7 *", y luego seleccione celda G2 y luego seguir con "))/. 3 "y pulse Entrar. You should now see the grade required and also the formula in the formula bar above the column names. Ahora debe ver el grado necesario y también la fórmula en la fórmula bar por encima de la columna de nombres.

Again, grab the bottom black box of the cell and drag it down to the bottom of the data set. Una vez más, agarra negro cuadro de la parte inferior de la celda y arrástralo hacia la parte inferior del conjunto de datos. And viola! Y Viola! You’ve now used Excel functions, created your own formulas in Excel and formatted cells to make them visually appealing. Ahora ha utilizado funciones de Excel, crear su propio fórmulas en formato Excel y de las células para que sean visualmente atractivos.

Looks like Student C has to get a 118 in order to get an A in the class! Estudiante C se parece, tiene que obtener una 118 con el fin de obtener una A en la clase! Whoops! ¡Caramba!

Hope this helped! Espero que esto ayudado! I’ll try and write more like this for more advanced features of Excel and other Office products. Voy a tratar de escribir más como esta para más funciones avanzadas de Office Excel y otros productos. Please leave your comments on this Excel tutorital! Por favor, dejar sus comentarios sobre esta Excel tutorital!

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