Конец #2 внешнего вида: Как использовать правила email автоматически для того чтобы двинуть входящие emails в скоросшиватели

Вывешено 13-ого марта 2007 на 7:51 pm

В этом столбе, мы взглянем на как вы можете управлять вашим email более лучше путем иметь входящюю почту автоматически двинуто в отдельно скоросшиватели. Если вы получаете множеству email день, то это может сохранить долговременно rather than должно для того чтобы проводить час once a week двигая emails от Inbox к вашим классифицированным скоросшивателям. Правила Email могут показаться осложненными и он может быть если вы хотите сделать некоторое очень изощренно вещами, но если вы просто хотите двинуть emails Джон к скоросшивателю Джон автоматически, то будут часть торта.

Для того НОП правила для того чтобы быть полезны, вы должны создать некоторые скоросшиватели под вашим Inbox для того чтобы классифицировать ваш email, возможно как проекты, работа, семья, супруга. Вы можете создать скоросшиватели правый щелкать на GLAVNом скоросшивателе и выбирать новый скоросшиватель.

Теперь получить начато, раскройте внешний вид и пойдите к Инструменты и после этого Правила и сигналы тревога.

Окно правил и сигналов тревога GLAVNое появится и отсюда вы щелкнете Новое правило застегните для того чтобы получить начато с вашим первым правилом email внешнего вида.

(Я имею много правил email помогает сохранить меня время)

Как только вы щелкаете новым правилом, вы получат, что знакомого чудодея Windows помогли вам через процесс. Вы увидите 2 radio кнопки на верхняя одной для создавать новое правило и одном для использования чудодея; ручка с чудодеем невыполнения обязательства для теперь.

В коробке списка под radio кнопками, вы увидите немного шаблонов правила которые вы можете использовать для того чтобы получить начатыми. Эти будут больше всего общее и вероятно все, котор вам всегда будете. Самое общее правило первое перечисленным одним, «Двиньте сообщения от кто-то к скоросшивателю“. Пойдите вперед и выберите его если оно уже не выбрано.

Нижняя коробка списка содержит действия для правила. Вы должен сделать для того чтобы setup правило щелкает дальше hyperlinks для email address и где вы хотите его пойти. Click «люди или список распределения» и выберите email address от вашего списка контакта. Если персона не находится в вашем списке контакта, то вы можете напечатать email address на машинке в коробку текста.

После этого щелкните дальше словом определено и browse к скоросшивателю, котор вы хотел были бы email быть двинутым к или щелкнуть ново и ново скоросшиватели будет создан под в настоящее время выделенным скоросшивателем.

Когда вы щелкаете О'КЕЫ и после этого затем, вы можете установленные условия для ваших правил. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

Enjoyed this post? Subscribe to Online Tech Tips via RSS Feed or via Email and receive free daily productivity tips.

» Filed Under MS Office Tips

Save this page	Stir it up on Mixx
Add to Reddit	Stumble this page

4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am