Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders Перспективы Совет № 2: Как использовать электронный правил для автоматического перемещения входящих сообщений электронной почты в папках

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm Опубликованный 13 марта 2007 года в 7:51 вечера

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. В этой заметке мы рассмотрим, как можно управлять электронной почты лучше путем входящей почты автоматически перенесены в отдельные папки. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. Если вы получаете кучу писем в день, это может сэкономить массу времени, вместо того чтобы тратить один час раз в неделю перехода письма из папки "Входящие" для вашей категории папок. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’sa piece of cake. Электронная почта правил может показаться сложным, и оно может быть, если вы хотите сделать некоторые очень сложные вещи, но если вы просто хотите перенести Иоанна письма на Джона папку автоматически, то это кусок пирога.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. Для того, чтобы нормы, которые будут полезны, то вы должны создать несколько папок под папку "Входящие" для классификации сообщений электронной почты, может быть, как и проекты, работы, семьи, жена. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. Вы можете создавать папки правой кнопкой мыши на основной папке и выбрав новую папку.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. Теперь, чтобы начать работу, открыть перспективы и перейти на средства, а затем Правила и оповещения.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. Правила и оповещения главного окна будет появляться, и здесь вы щелкните на кнопке Новое правило, чтобы начать с Вашего первого Перспективы электронной почты правило.

(I have many email rules that helps to save me time) (Я имею многие почтовые правила, что позволяет сэкономить мне время)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. После того, как Вы нажмете Новые правила, вы получите знакомые Окна мастера, чтобы помочь вам в этом процессе. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. Вы увидите две кнопки вверху для создания нового правила, и одно за помощью мастера; палочка с умолчанию мастер сейчас.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. В списке ниже поле радио-кнопки, Вы увидите несколько правило шаблонов, которые можно использовать, чтобы начать работу. These are the most common and probably all you’ll ever need. Речь идет о наиболее распространенных и, вероятно, все вы когда-нибудь понадобится. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. Наиболее общим правилом является первым в списке, "Переместить сообщения от кого-то в папку". Go ahead and select it if it’s not already selected. Начните с выбора, если она еще не выбрана.

The bottom list box contains the actions for the rule. В нижнем окне содержится список мер, для этого правила. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. Все что Вам нужно сделать, можно настроить правила нажмите на гиперссылки на адрес электронной почты, и в которых вы хотите искать. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. Нажмите кнопку "людей или список рассылки" и выберите адрес электронной почты из адресной книги. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. Если лицо не является в Вашем списке контактов, вы можете ввести адрес электронной почты в текстовое поле.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. Затем щелкните на слове, указанных и укажите путь к папке, вы хотели бы, чтобы письмо было решено перенести или нажмите кнопку Новая и новая папка будет создана в настоящее время особо папку.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. Когда вы нажмете ОК, а затем Далее, вы можете задать условия для ваших правил. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. Они, как правило, может быть оставлено на их значения по умолчанию, но если вы хотите получить конкретные таких, как электронные письма от Джона отмечены как важные или с конкретными словами в адрес электронной почты, Вы можете прочитать условия.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Нажмите Next, и вы увидите на экране решить, что вы хотите делать с сообщением. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. Перспективы автоматически проверяет первый ящик с именем папки, которую вы хотели бы переместить сообщения. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! Вы также можете выбрать множество других вариантов наряду с подвижным электронной почты, таких, как его исключить, поместив его в категорию (которые вы можете использовать для поиска сообщений электронной почты), скопируйте его в другую папку (если вы хотите, чтобы письмо хранится в двух местах) , направить его кто-то (если у вас есть проект письма и хотите обновить все члены группы автоматически, если вы получите сообщение по электронной почте от клиента), печать по электронной почте, отображение предупреждений на вашем рабочем столе, и даже играть музыку, если вы желаете слишком как сигнал!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. После того как вы проверяете любой из коробки, вы можете изменить значения в нижнем списке окна нажмите на синий подчеркнул ссылку.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Нажмите кнопку Далее, когда вы сделали, и вам будет доведено до Исключения диалог, в котором вы можете выбрать, какие условия вы не хотите, чтобы это правило обрабатываются. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. Если у вас есть уникальный случай, можно оставить по умолчанию, который является пустым.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Нажмите кнопку "Далее" и мы, наконец, достигли конца правило мастера! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. Дайте правило название, как "электронное письмо от Иоанна", так что вы знаете, что она делает, а затем, если вы сообщения в папке "Входящие", что будет соответствовать вашей правило, а затем установите флажок "Выполнить это правило для сообщений в папке" Входящие ", уже". You can leave everything else as default and click Finish! Вы можете оставить все остальное, как по умолчанию, и нажмите кнопку "Готово!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! Теперь вы можете создавать правила для всех остальных людей, которые по электронной почте Вы регулярно и начать управление электронной почты более эффективно!

If you enjoyed this post, make sure you Если вам понравилась эта должность, убедитесь, что вы subscribe to my RSS feed подписаться на мой канал ! !

» Filed Under »В соответствии с поданной MS Office Tips MS Office советы