Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders Outlook Dica # 2: Como utilizar o e-mail regras para mover automaticamente mensagens de entrada em pastas

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm Postado em 13 de março de 2007, 7:51 pm

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. Neste posto, vamos dar uma olhada em como você pode gerenciar seus e-mails por ter melhor e-mails recebidos automaticamente transferida em pastas separadas. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. Se você receber um monte de e-mails por dia, isto pode poupar muito tempo, em vez de ter de gastar uma hora, uma vez por semana que se deslocam de e-mails na caixa de entrada de seu categorizado pastas. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’sa piece of cake. Email regras pode parecer complicada e pode-se se quiser fazer algumas coisas muito sofisticadas, mas se você simplesmente deseja mover John's e-mails para o John pasta automaticamente e, em seguida, é um pedaço de bolo.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. A fim de criar regras para ser útil, você deve criar algumas pastas sob a Caixa de entrada para organizar seus e-mails, talvez como Projetos, Trabalho, Família, Mulher. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. Você pode criar pastas por direito clica na pasta principal e selecionando Nova pasta.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. Agora, para começar, abra o Outlook e vá para Ferramentas e, em seguida, Regras e Alertas.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. As Regras e Alertas janela principal aparecerá e daqui você clicar no botão Nova Regra para começar com o seu primeiro e-mail Outlook regra.


(I have many email rules that helps to save me time) (Eu tenho muitos e-mails regras que ajudam a poupar-me tempo)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. Depois de clicar em Nova regra, você obterá o Windows familiar assistente para ajudá-lo durante o processo. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. Você verá dois botões na parte superior um para criar uma nova regra e outro para usar o assistente; stick com o padrão assistente por enquanto.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. Na lista abaixo da caixa botões, você verá uma regra poucos modelos, que você pode usar para começar. These are the most common and probably all you’ll ever need. Estas são as mais comuns e provavelmente todos que você realmente precisa. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. A regra mais comum é o primeiro listado, "Mover as mensagens de uma pasta para alguém". Go ahead and select it if it’s not already selected. Vá em frente e seleccione-se ainda não estiver selecionada.

The bottom list box contains the actions for the rule. A lista inferior caixa contém as ações para a regra. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. Tudo que você tem que fazer a instalação, a regra é clicar no hiperlink para que e-mail e endereço para onde você quer que ele vá. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. Clique em "pessoas ou lista de distribuição" e selecione o e-mail da sua lista de contatos. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. Se a pessoa não está na sua lista de contato, você pode digitar o endereço de e-mail na caixa de texto.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. Em seguida, clique na palavra especificada e navegue até a pasta onde você gostaria que o e-mail para ser transferido para ou clique em Nova e uma nova pasta será criada no âmbito da pasta atualmente realçada.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. Quando você clica em OK e, em seguida, Em seguida, você pode definir as condições para a sua regulamentação. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. Estes geralmente podem ser deixadas em seus valores padrão, mas se você quiser obter específicos, como e-mails de John marcados como importantes ou com palavras específicas no e-mail, você pode ler as condições.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Clique em Next e você será direcionado para a tela de decidir o que deseja fazer com a mensagem. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. Outlook verifica automaticamente a primeira caixa com o nome da pasta que você quis passar para o e-mails. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! Você também pode selecionar opções, juntamente com muitos outros que se deslocam de e-mail, como apagá-lo, colocando-o em uma categoria (que você pode usar mais tarde para procurar e-mails), copiá-lo para outra pasta (se você quiser que os e-mails armazenados em dois locais) , Transmiti-la a alguém (se tiver projeto e-mails e deseja atualizar todos os membros da equipa automaticamente se você receber um e-mail de um cliente), imprimir o e-mail, exibir um alerta em seu desktop, e até mesmo jogar algumas músicas se quisesse demasiado Como um ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. Depois de verificar qualquer das caixas, você pode editar os valores no fundo lista caixa por clicar no link azul destacado.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Clique em Avançar quando tiver terminado e você será levado ao Excepções diálogo, onde você pode escolher quais as condições que você não gostaria de ter transformado esta regra. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. A menos que você tenha algum caso único, você pode deixar o padrão que está em branco.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Clique em Next e temos finalmente chegou ao fim da regra assistente! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. Dar ao Estado um nome como "e-mail do João", para que você saiba o que faz e, em seguida, se você tem e-mails na sua caixa de entrada, que correspondem à sua disposição e, em seguida, marque a caixa "Executar esta regra nas mensagens já na Caixa de entrada". You can leave everything else as default and click Finish! Você pode deixar tudo como padrão e clique em Concluir!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! Agora você pode criar regras para todas as outras pessoas que você regularmente e-mail e começar a gerir de forma mais eficaz o seu e-mail!

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