Ponta #2 do Outlook: Como usar réguas do email mover automaticamente email entrantes em dobradores

Afixado março em 13, 2007 em 7:51 pm

Neste borne, nós faremos exame de um olhar em como você pode controlar seu email mais melhor tendo o correio entrante automaticamente movido em dobradores separados. Se você começar a muitos do email um o dia, este pode conservar muito tempo melhor que tem que gastar uma hora uma vez que email moventes de uma semana do Inbox a seus dobradores categorizados. As réguas do email podem parecer complicadas e pode-se ser se você quiser fazer muito algum sofisticado as coisas, mas se você quiser simplesmente mover automaticamente email de John para o dobrador de John, a seguir são uma parte de bolo.

Para que as réguas para ser úteis, você devem criar alguns dobradores debaixo de seu Inbox para categorizar seu email, talvez como projetos, trabalho, família, esposa. Você pode criar dobradores estalar direito no dobrador principal e selecionando o dobrador novo.

Para começar agora começado, abra o Outlook e vá a Ferramentas e então Réguas e alertas.

A janela principal das réguas e dos alertas aparecerá e aqui de você estalará Régua nova abotoe para começar começado com sua primeira régua do email do Outlook.

(Eu tenho muitas réguas do email que ajuda me conservar tempo)

Uma vez que você estala a régua nova, você começará o wizard familiar de Windows ajudar-lhe com o processo. Você verá duas teclas de rádio na superior criando uma régua nova e em uma usando o wizard; vara com o wizard do defeito para agora.

Na caixa de lista abaixo das teclas de rádio, você verá alguns moldes da régua que você pode usar começar começado. Estas são mais a terra comum e provavelmente tudo que você necessitará sempre. A régua a mais comum é primeira alistada, “Mova mensagens de alguém para um dobrador“. Vá adiante e selecione-o se não for selecionado já.

A caixa de lista inferior contem as ações para a régua. Você tem que fazer para setup a régua é estala sobre os hyperlinks para que email address e onde você o quer ir. Clique “povos ou lista de distribuição” e selecione o email address de sua lista do contato. Se a pessoa não estiver em sua lista do contato, você pode datilografar o email address na caixa de texto.

Estale então sobre a palavra especificado e browse ao dobrador que você gostaria do email de ser movido para ou estalar novo e um dobrador novo será criado sob o dobrador atualmente destacado.

Quando você estala ESTÁ BEM e então em seguida, você pode condições ajustadas para suas réguas. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

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» Filed Under MS Office Tips

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4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am