Het Uiteinde van vooruitzichten #2: Hoe te om e-mailregels te gebruiken inkomende e-mail in omslagen automatisch om te bewegen

Gepost op 13 Maart, 2007 in 7:51 p.m.

In deze post, zullen wij een blik nemen bij hoe u uw e-mail door het hebben van inkomende post kunt beter beheren automatisch bewogen in afzonderlijke omslagen. Als u heel wat e-mail een dag krijgt, kan dit heel wat tijd eerder dan het moeten sparen een uur doorbrengen dat één keer in de week e-mail leidt van Inbox tot uw gecategoriseerde omslagen. De e-mail regels kunnen ingewikkeld schijnen en het kan zijn als u wat wilt zeer doen verfijnd de dingen, maar als u eenvoudig John e-mail naar de John omslag wilt verplaatsen automatisch, dan het is een stuk van cake.

Opdat de regels nuttig zijn, zou u sommige omslagen onderaan uw Inbox moeten creëren om uw e-mail, misschien zoals Projecten, het Werk, Familie, Vrouw te categoriseren. U kunt omslagen creëren door op de belangrijkste omslag met de rechtermuisknop te klikken en Nieuwe Omslag te selecteren.

Om begonnen, open Vooruitzichten nu te worden en te gaan aan Hulpmiddelen en toen Regels en Alarm.

Het belangrijkste venster van Regels en van het Alarm zal verschijnen en van hier zult u klikken Nieuwe Regel is begonnen te worden knoop die met uw eerste regel van Vooruitzichten e-mail.

(ik heb vele e-mailregels die help om me tijd) te besparen

Zodra u Nieuwe Regel klikt, zult u de vertrouwde tovenaar van Vensters ertoe brengen om u door het proces te helpen. U zult twee radioknopen bij hoogste voor het creëren van een nieuwe regel en voor het gebruiken van de tovenaar zien; stok met de standaardtovenaar voor nu.

In het lijstvakje onder de radioknopen, zult u een paar regelmalplaatjes zien die u kunt begonnen gebruiken om te worden. Deze zijn het gemeenschappelijkst en waarschijnlijk allen u ooit zult wensen. De gemeenschappelijkste regel is eerste vermeld één, „De berichten van de beweging van iemand aan een omslag“. Ga door en selecteer het als het niet reeds wordt geselecteerd.

Het vakje van de bodemlijst bevat de acties voor de regel. Iedereen moeten aan opstelling doen de regel klik op de hyperlinks is waarvoor het e-mailadres en waar u het wil gaan. Klik „mensen of distributielijst“ en selecteer het e-mailadres van uw contactlijst. Als de persoon niet in uw contactlijst is, kunt u het e-mailadres in het tekstvakje typen.

Dan klik op het woord gespecificeerd en doorblader aan de omslag u willen=zou= e-mail worden verplaatst aan of Nieuw en een nieuwe omslag klikken onder de momenteel benadrukte omslag zal worden gecre�ërd.

Wanneer u O.K. en dan daarna klikt, kunt u vastgestelde voorwaarden voor uw regels. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

Enjoyed this post? Subscribe to Online Tech Tips via RSS Feed or via Email and receive free daily productivity tips.

» Filed Under MS Office Tips

Save this page	Stir it up on Mixx
Add to Reddit	Stumble this page

4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am