Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders 원근법 팁 # 2 : 이메일 규칙을 사용하는 방법으로 폴더를 자동으로 이동합니다 이메일을 수신

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm 게재된 2007년 3월 13일에서 오후 7시 51분

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. 이 게시물, 우리 한번보세요함으로써 더 나은 방법을 귀하의 이메일을 관리할 수있습니다 수신 메일을 자동으로 별도의 폴더로 이동합니다. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. 하루에 이메일을 많이 받게하는 경우, 이것보다 많은 시간을 저장할 수있습니다 보내고 일주일에 한 번 1 시간을 보내는 이메일을받은 편지함에서 이동으로 분류하여 폴더를합니다. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’sa piece of cake. 이메일 규칙을 보일지도 모르 복잡하고 그것을 할 수있습니다 매우 정교한 것을 원한다면, 그러나 만약 당신이 단순히 요한의 이메일을 원하 존 폴더로 이동을 자동으로, 그럼 it'sa 식은 죽 먹기.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. 순서에 대한 규칙을이 유용할 경우받은 편지를 만들어야한다 일부 폴더 아래에 귀하의 이메일을 분류, 어쩌면 같은 프로젝트를, 직장, 가족, 아내를합니다. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. 폴더를 만들 수있습니다 기본 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 새 폴더를 선택합니다.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. 지금 시작하려면 전망을 열어 도구 및 다음 규칙 및 알림로 이동합니다.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. 규칙 및 알림 메인 창이 나타납니다 여기에서 새 규칙을 클릭합니다 버튼을 당신은 귀하의 첫 번째 아웃룩 이메일 규칙을 시작합니다.

(I have many email rules that helps to save me time) (나는 나를 구하기 위해 많은 이메일을 규정하는 데 도움을 시간)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. 새 규칙을 클릭하신 후, 당신 windows 마법사를 얻을 수 있도록 낮익은이 과정을 통해합니다. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. 두 개의 라디오 버튼을 상단에 나타납니다를 만들기위한 하나의 마법사를 사용하여 새 규칙을, 다른 하나는; 스틱와 함께 기본 마법사가 지금은합니다.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. 아래에있는 목록 상자에 라디오 버튼을면 몇 가지 규칙을 참조하는 데 사용할 수있는 템플릿을 시작합니다. These are the most common and probably all you’ll ever need. 이들은 대부분의 일반적인 그리고 아마도 모든하실 적이 필요합니다. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. 첫 번째 상장 가장 일반적인 규칙은, "사람이있는 폴더에서 메시지를 이동"합니다. Go ahead and select it if it’s not already selected. 말하라 그리고 이미 선택되어 있지 않으면 선택하십시오.

The bottom list box contains the actions for the rule. 작업에 대한 목록 상자 아래에 규칙을 포함합니다. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. 를 설정해야 할 모든 규칙이있는 이메일 주소를 클릭하고 원하는 위치에 대한 하이퍼 링크가 그것을 이동합니다. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. "를 클릭하십시오 사람 또는 배포 목록"을 선택하십시오 귀하의 연락처 목록에있는 이메일 주소를합니다. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. 자신의 연락처 목록에있는 사람이 아니라면, 당신의 이메일 주소를 입력 텍스트 상자에 수있습니다.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. 그런 다음 특정 단어를 클릭하고 원하는 폴더로 이동합니다 이메일로 이사를 신규 및 새 폴더를 클릭하거나 현재 강조 표시된 폴더 아래에 만들어집니다.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. 되면 확인을 누른 다음, 귀하의 규칙에 대한 조건을 설정할 수있습니다. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. 이들은 보통 왼쪽이 자신의 기본 값, 그러나 만약 당신이 원한다면 이메일을 요한과 같은 구체적인 특정 단어로 표시하거나 이메일에서 중요하다, 당신의 조건을 통해 읽을 수있습니다.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. 다음을 누르고 화면을 결정하면를받을 메시지와 함께 무엇을하고 싶은 지. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. 원근법을 자동으로 검사하여 폴더의 이름을 첫 번째 상자에 원하는으로 옮길 수있는 이메일을합니다. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! 과 함께 많은 다른 옵션도 선택할 수있습니다 이동 등의 이메일을 삭제해도, 퍼팅 넣어 범주 (나중에 사용할 수있는 '메일 검색을 위해), 복사 그것을 다른 폴더 (두 군데에 저장되어있는 이메일 원한다면) , 앞으로 그것을 누군가가 (만약 당신이 프로젝트를 이메일 및 업데이 트하려면 팀 구성원의 모든 클라이언트에서 이메일을 자동으로 문제가 발생할 경우 언제), 인쇄하는 이메일을 바탕 화면에 표시하는 경고, 그리고 음악을 좀 더 원하는 경우가 너무 같은 벨소리!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. 중 하나를 한 번 확인해 보시는 상자를 바닥에 값을 수정하실 수있습니다 목록을 상자에 파란색으로 강조 링크를 클릭하십시오.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. 다음을 누릅니다 작업을 완료하면 그리고 당신의 위기에 예외가 될 대화, 어디에 어떤 조건을 선택할 수있습니다 당신은이 규칙을 처리 싶지 않을 것이다. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. 일부 고유의 사건이 없다면, 당신의 기본을 떠날 수가 비어있습니다.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! 다음을 누르고 우리는 마침내 마법사의 규칙 끝 부분에 도달했습니다! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. 이름을주는 규칙을 "이메일 주소 존"그래서 당신이 알고있는 이메일이 무슨 상관 후받은 편지함의 경우에는 귀하가 경기 규칙, 다음 확인란을 선택하여 "실행이 규칙은이 메시지를 이미받은 편지"합니다. You can leave everything else as default and click Finish! 다른 모든 기본값으로 비워 둘 수있습니다 및 마침을 클릭!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! 지금의 규칙을 만들 수있습니다 다른 사람의 모든 이메일을 정기적으로 귀하의 이메일을보다 효과적으로 관리하기 시작합니다!

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