展望の先端#2: 電子メールの規則を自動的にホールダーに入って来る電子メールを動かすのに使用する方法

2007年3月13日7:51 pmのに掲示される

このポストでは、私達は来信を持っていることによってあなたの電子メールをいかにをよりよく経営できるか見てみる自動的に別のホールダーに動かされる。日多くの電子メールに得れば、これはことができる週に一度Inboxからあなたの分類されたホールダーに電子メールを動かす1時間を過ごさなければならないよりもむしろ長時間救う。電子メールの規則は複雑なようであるかもしれ、それはいくつかを非常にしたいと思えばであることができる洗練された事、しかしジョンのホールダーにジョンの電子メールを自動的に動かし単にたいと思えばそれは簡単な仕事である。

有用である規則のためにあなたのInboxの下のあるプロジェクト、仕事、家族、妻のようなあなたの電子メールを、多分分類するためにホールダーを作成するべきである。主要なホールダーの右クリックし、新しいホールダーを選ぶことによってホールダーを作成できる。

今度は始まるために、展望を開け、に行きなさい用具そして次に 規則および警報。

規則および警報メイン・ウィンドウは現われ、ここにあなたからかちりと鳴らす 新しい規則 あなたの最初展望の電子メールの規則と始まるためにボタンをかけなさい。

(時間私を救うのを助ける私は多くの電子メールの規則を有する)

新しい規則をかちりと鳴らせば、Windowsのよく知られた魔法使いをプロセスによって助けるために得る。新しい規則の作成については最初のものおよび魔法使いの使用については1で2つのオプション・ボタンを見る; デフォルトの魔法使いが付いている棒今のところ。

オプション・ボタンの下のリスト・ボックスでは、あなたが始めるのに使用できる少数の規則の型板を見る。これらは最も公有地であり、おそらくあなたが必要とするすべて。最も共通規則はであるリストされている最初のもの「誰かからのホールダーへの移動メッセージ“. 既に選ばれなかったら先に行き、それを選びなさい。

最下のリスト・ボックスは規則のための行為を含んでいる。あなた方皆はそれがによって行ってどこにほしいか規則をセットアップするためにあるつけるEメールアドレス、そしてハイパーリンクしなければならない。かちりと言う音「人々か配布先リスト」あなたの接触のリストからEメールアドレスを選べば。人があなたの接触のリストになければ、テキスト・ボックスにEメールアドレスをタイプできる。

それから単語をつけなさい 指定される そしてあなたが電子メールをに動くために望むまたは新しく、新しいホールダーをかちりと鳴らすことは現在強調されたホールダーの下で作成されるホールダーに拾い読みしなさい。

次にOKをおよび次かちりと鳴らすとき、あなたの規則のための設定された条件できる。 These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

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