Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders Outlook Suggerimento # 2: Come utilizzare la posta elettronica regole per spostare automaticamente i messaggi in arrivo in cartelle

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. In questo post, daremo una occhiata a come si possono gestire meglio la tua e-mail da aver spostato automaticamente i messaggi in arrivo in cartelle separate. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. Se si ottiene un sacco di email al giorno, questo può salvare un sacco di tempo, piuttosto che dover passare un'ora una volta alla settimana si spostano le email da Posta in arrivo per il tuo categorizzati cartelle. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’sa piece of cake. Email regole può sembrare complicato e può essere, se si vuole fare alcune cose molto sofisticato, ma se si vuole semplicemente spostare John's email a John cartella automaticamente, allora è un pezzo di torta.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. Al fine di regole per essere utile, è necessario creare alcune cartelle sotto la cartella Posta in arrivo per categorizzare la tua e-mail, forse come Progetti, lavoro, famiglia, moglie. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. Puoi creare cartelle facendo clic destro sulla cartella principale e selezionare Nuova cartella.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. Ora per iniziare, aprire Outlook e vai su Strumenti e poi Regole e avvisi.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. Regole e avvisi La finestra principale apparirà e da qui potrete fare clic sul pulsante Nuova regola per iniziare con il vostro primo email di Outlook regola.

(I have many email rules that helps to save me time) (Ho molte regole e-mail che mi aiuta a risparmiare tempo)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. Una volta che si fa clic su Nuova regola, avrai la familiarità procedura guidata di Windows per aiutare l'utente attraverso il processo. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. Vedrai due pulsanti in alto a uno per la creazione di una nuova regola per uno e utilizzando la procedura guidata; bastone con la procedura guidata di default per ora.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. Nella casella di riepilogo sotto i pulsanti di opzione, verrà visualizzato un qualche regola di modelli che è possibile utilizzare per iniziare. These are the most common and probably all you’ll ever need. Queste sono le più comuni e, probabilmente, tutti ti mai bisogno. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. Il più comune è la prima regola di uno elencati, "Sposta i messaggi provenienti da qualcuno in una cartella". Go ahead and select it if it’s not already selected. Vai avanti e selezionarlo, se non è già selezionata.

The bottom list box contains the actions for the rule. La parte inferiore della casella di riepilogo contiene le azioni per la regola. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. Tutto quello che dovete fare per impostare la regola è cliccare sul link ipertestuali per la quale indirizzo e-mail e dove vuoi che vada. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. Fare clic su "persone o elenco di distribuzione" e seleziona l'indirizzo di posta elettronica dal tuo elenco di contatti. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. Se la persona non è nel tuo elenco di contatti, è possibile digitare l'indirizzo e-mail nella casella di testo.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. Quindi fare clic sulla parola specificata e passare alla cartella che si desidera-mail per essere spostate o fare clic su Nuovo e una nuova cartella verrà creata sotto la cartella correntemente evidenziata.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. Quando si fa clic su OK, quindi Avanti, è possibile impostare le condizioni per la vostra regole. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. Questi di solito possono essere lasciati alla loro valori di default, ma se si desidera ottenere specifiche come email da Giovanni contrassegnati come importanti o con parole specifiche nella e-mail, potete leggere le condizioni.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Fare clic su Avanti e avrai la schermata di decidere cosa volete fare con il messaggio. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. Outlook controlla automaticamente la prima casella con il nome della cartella che voleva spostare l'email. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! È anche possibile selezionare molte altre opzioni con l'email in movimento, come eliminarlo, inserendola in una categoria (che si può utilizzare in seguito per la ricerca di e-mail), copiarlo in un'altra cartella (se si desidera che l'email memorizzati in due posizioni) , La trasmette a qualcuno (se avete progetto di e-mail e desidera aggiornare tutti i membri del team automaticamente se avete ricevuto un e-mail da un client), stampare la posta elettronica, la visualizzazione di un avviso sul tuo desktop, e anche qualche gioco di musica se si voleva troppo Come una suoneria!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. Una volta che si seleziona una qualsiasi delle caselle, è possibile modificare i valori e la parte inferiore della casella di riepilogo facendo clic sul link blu in evidenza.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Fare clic su Avanti quando si è fatto e ti verrà portato a Eccezioni dialogo, in cui è possibile scegliere quali condizioni che non vorresti avere questa regola di elaborazione. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. A meno che non abbiate qualche caso unico, è possibile lasciare il valore predefinito, che è vuoto.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Fare clic su Avanti e abbiamo finalmente raggiunto la fine della procedura guidata regola! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. La regola dare un nome come "E-mail da Giovanni" in modo che sapete che cosa e poi se hai messaggi nella tua casella di posta, che corrispondono alla tua regola, quindi selezionare la casella "Esegui questa regola sui messaggi già in Posta in arrivo". You can leave everything else as default and click Finish! Puoi lasciare tutto il resto come predefinito e fare clic su Fine!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! Ora puoi creare regole per tutte le altre persone che si email regolarmente e iniziare a gestire in modo più efficace la tua e-mail!

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