Punta #2 di prospettiva: Come usare le regole del email per entrare automaticamente i email ricevuti nei dispositivi di piegatura
Inviato il 13 marzo 2007 a 7:51 pm
In questo alberino, daremo un'occhiata a come potete controllare più meglio il vostro email avendo posta ricevuta automaticamente entrato nei dispositivi di piegatura separati. Se ottenete a email molto un il giorno, questo può conservare molto tempo piuttosto che dovendo spendere un'ora una volta alla settimana che sposta i email dal Inbox verso i vostri dispositivi di piegatura categorizzati. Le regole del email possono sembrare complicate e può essere se desiderate fare alcuno molto specializzato le cose, ma se desiderate semplicemente spostare automaticamente i email del John verso il dispositivo di piegatura del John, quindi esso è una parte della torta.
Nell'ordine affinchè le regole siate utili, dovreste generare alcuni dispositivi di piegatura sotto il vostro Inbox per categorizzare il vostro email, forse come i progetti, il lavoro, la famiglia, moglie. Potete generare i dispositivi di piegatura giusto scattandoti sul dispositivo di piegatura principale e selezionando il nuovo dispositivo di piegatura.
Ora per ottenere iniziato, apra la prospettiva e vada a Attrezzi ed allora Regole ed allarmi.
La finestra principale di allarmi e di regole comparirà e di qui scatterete Nuova regola abbottoni per ottenere iniziato con la vostra prima regola del email di prospettiva.
(Ho molte regole del email che contribuisce a conservarlo tempo)
Una volta che scattate la nuova regola, convincerete il wizard esperto di Windows a aiutarli con il processo. Vedrete due pulsanti di scelta a quello principale per la generazione della regola nuova e ad uno per usando il wizard; bastone con il wizard di difetto per ora.
Nella casella di riepilogo sotto i pulsanti di scelta, vedrete alcune mascherine di regola che potete usare per ottenere cominciati. Questi sono più il terreno comunale e probabilmente tutti che abbiate bisogno di mai. La regola più comune è quella prima elencata, “Sposti i messaggi da qualcuno verso un dispositivo di piegatura“. Vada avanti e selezionilo se già non è selezionato.
La casella di riepilogo inferiore contiene le azioni per la regola. Dovete fare per installare la regola siete vi scattate sopra i hyperlinks per cui email address e dove lo desiderate andare. Scatto “la gente o lista di distribuzione„ e selezioni il email address a partire dalla vostra lista del contatto. Se la persona non è nella vostra lista del contatto, potete scrivere il email address a macchina nella casella di testo.
Allora scatti sopra la parola specificato e passi in rassegna al dispositivo di piegatura che vorreste il email per essere spostati verso o scattare nuovo e un nuovo dispositivo di piegatura sarà generato sotto il dispositivo di piegatura attualmente evidenziato.
Quando BENE ed allora vi scattate dopo, potete condizioni d'impostazione per le vostre regole. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.
Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!
Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.
Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.
Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!
Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!
» Filed Under MS Office Tips
 Save this page |
 Stir it up on Mixx |
|
 Add to Reddit |
 Stumble this page |
Related Posts
- How to set away message in Outlook
- How to avoid having to unsend emails in Microsoft Outlook
- The best way to switch to a new email address
- 3 tools to quickly search Outlook email
- Close original message when you reply or forward an email in Outlook 2007
4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”
Pingbacks
-
How to set away message in Outlook Says:
[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am
Please post your comments/suggestions!
[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am
Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem
I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.
http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html
Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?