Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders Perspectives Conseil n ° 2: Comment utiliser les règles de messagerie pour déplacer automatiquement les e-mails dans des dossiers

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm Posté le 13 mars 2007 à 7:51 pm

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. A ce poste, nous allons jeter un coup d'oeil à la façon dont vous pouvez mieux gérer votre messagerie électronique en ayant le courrier entrant automatiquement déplacés dans des dossiers distincts. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. Si vous recevez beaucoup de mails par jour, cela permet de gagner beaucoup de temps, plutôt que d'avoir à dépenser de l'heure une fois par semaine, le déplacement de la boîte de réception des e-mails à vos dossiers classés. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’sa piece of cake. Envoi de règles peut paraître complexe, et il peut être, si vous voulez faire quelque chose de très sophistiqué, mais si vous voulez simplement déplacer John's emails à la John dossier automatiquement, alors c'est un morceau de gâteau.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. Pour que les règles soient utiles, vous devez créer des dossiers en dessous de votre Boîte de réception pour classer vos e-mails, peut-être comme les projets, le travail, la famille, l'épouse. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. Vous pouvez créer des dossiers en faisant un clic droit sur le dossier principal et en sélectionnant Nouveau dossier.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. Maintenant, pour commencer, ouvrez Outlook et aller dans Outils puis Règles et alertes.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. Règles et alertes fenêtre principale apparaît et à partir d'ici, vous cliquez sur le bouton Nouvelle règle pour démarrer sur votre première règle de messagerie Outlook.


(I have many email rules that helps to save me time) (J'ai beaucoup d'email des règles qui permet de gagner du temps moi)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. Une fois que vous cliquez sur Nouvelle règle, vous aurez la connaissez Windows assistant pour vous aider dans ce processus. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. Vous verrez deux boutons en haut pour créer une nouvelle règle, et un pour l'aide de l'assistant, avec le bâton de sorcier par défaut pour le moment.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. Dans la case ci-dessous la liste des boutons radio, vous allez voir quelques modèles de règle que vous pouvez utiliser pour démarrer. These are the most common and probably all you’ll ever need. Ce sont les plus fréquents et probablement tout ce que vous aurez besoin. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. La plus courante est la première règle de celle indiquée ici, "Déplacer les messages d'un dossier à quelqu'un". Go ahead and select it if it’s not already selected. Allez-y et sélectionnez-le, s'il n'est pas déjà sélectionné.

The bottom list box contains the actions for the rule. Le bas de la liste déroulante contient les actions de la règle. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. Tous que vous devez faire pour configurer la règle est de cliquer sur les liens pour lesquels l'adresse e-mail et où vous voulez aller. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. Cliquez sur "les gens ou des listes de diffusion" et sélectionnez l'adresse e-mail de votre liste de contacts. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. Si la personne n'est pas dans votre liste de contacts, vous pouvez taper l'adresse e-mail dans la zone de texte.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. Ensuite, cliquez sur le mot spécifié et naviguez jusqu'au dossier que vous souhaitez l'e-mail pour être déplacé vers ou cliquez sur Nouveau et un nouveau dossier sera créé sous le dossier actuellement mis en évidence.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. Lorsque vous cliquez sur OK, puis, ensuite, vous pouvez définir les conditions de vos règles. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. Ceux-ci peuvent généralement être laissées à leur valeur par défaut, mais si vous désirez obtenir spécifiques tels que les e-mails de John marqués comme importants ou avec des termes spécifiques dans l'e-mail, vous pouvez lire les conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Cliquez sur Suivant et vous arriverez à l'écran de décider ce que vous voulez faire avec le message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. Outlook vérifie automatiquement la première case avec le nom du dossier que vous avez tenté de déplacer les emails. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! Vous pouvez également sélectionner d'autres options de déplacement de même que l'e-mail telles que la supprimer en la plaçant dans une catégorie (que vous pourrez utiliser par la suite à des recherches sur les e-mails), le copier dans un autre dossier (si vous voulez que le courrier électronique stocké dans deux endroits) , La transmettre à quelqu'un (si vous avez des projets e-mails et que vous souhaitez mettre à jour tous les membres de l'équipe automatiquement si vous recevez un email d'un client), d'imprimer les e-mails, afficher un message d'alerte sur votre bureau, et même jouer de la musique trop si vous vouliez Comme une sonnerie!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. Une fois que vous cochez une des cases, vous pouvez modifier les valeurs dans le bas de la boîte de liste, cliquez sur le lien bleu souligné.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé et que vous serez portés à l'exception de dialogue, dans laquelle vous pouvez choisir quelles conditions vous ne voudriez pas avoir transformé cette règle. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. Sauf si vous avez quelques cas unique, vous pouvez laisser la valeur par défaut qui est vide.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Cliquez sur Suivant et nous sommes finalement parvenus à la fin de la règle de l'assistant! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. Donnez un nom de l'État comme "Email de John", de sorte que vous savez ce qu'il fait et puis si vous avez des e-mails dans votre boîte de réception qui correspondent à votre état, puis activez la case à cocher "Exécuter cette règle sur les messages déjà dans la boîte de réception". You can leave everything else as default and click Finish! Vous pouvez laisser tout le reste par défaut et cliquez sur Terminer!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! Maintenant vous pouvez créer des règles pour toutes les autres personnes qui email vous régulièrement et gérer votre courrier électronique plus efficacement!

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