Bout #2 d'Outlook : Comment employer des règles d'email pour entrer automatiquement les email entrants dans des chemises

Signalé le 13 mars 2007 chez 7:51 P.M.

Dans ce poteau, nous jetterons un coup d'oeil à la façon dont vous pouvez contrôler votre email mieux en ayant le courrier entrant automatiquement entré dans les chemises séparées. Si vous avez à beaucoup d'email par jour, ceci peut sauver beaucoup de temps plutôt que doit passer une heure une fois par semaine déplaçant des email de l'Inbox à vos chemises classées par catégorie. Les règles d'email peuvent sembler compliquées et il peut être si vous voulez en faire très sophistiqué les choses, mais si vous voulez simplement déplacer les email de John à la chemise de John automatiquement, alors c'est un morceau de gâteau.

Afin les règles pour être utiles, vous devraient créer quelques chemises sous votre Inbox pour classer votre email, peut-être comme des projets, travail, famille, épouse. Vous pouvez créer des chemises bon cliquer sur la chemise principale et en choisissant la nouvelle chemise.

Obtenir maintenant commencé, ouvrez l'Outlook et allez à Outils et puis Règles et alertes.

La fenêtre principale de règles et d'alertes apparaîtra et d'ici vous cliquerez Nouvelle règle boutonnez pour obtenir commencé par votre première règle d'email d'Outlook.

(J'ai beaucoup de règles d'email qui aide à me sauver temps)

Une fois que vous cliquez la nouvelle règle, vous obligerez le magicien familier de Windows à vous aider par le processus. Vous verrez deux boutons par radio les principaux pour créer une nouvelle règle et à un pour l'usage du magicien ; bâton avec le magicien de défaut pour maintenant.

Dans la boîte de liste au-dessous des boutons par radio, vous verrez quelques calibres de règle que vous pouvez employer pour obtenir commencé. Ce sont plus le terrain communal et probablement tous que vous aurez besoin jamais. La règle la plus générale est le premier énuméré, « Déplacez les messages de quelqu'un à une chemise“. Allez-y et choisissez-le s'il n'est pas déjà choisi.

La boîte de liste inférieure contient les actions pour la règle. Tout le toi doit faire pour installer la règle est clic sur les hyperliens pour lesquels email address et où vous voulez qu'il disparaisse. Clic « les gens ou la liste de distribution » et choisissez l'email address à partir de votre liste de contact. Si la personne n'est pas dans votre liste de contact, vous pouvez dactylographier l'email address dans la boîte des textes.

Puis clic sur le mot indiqué et passez en revue à la chemise que vous voudriez que l'email soit déplacé à ou cliquer nouveau et une nouvelle chemise sera créé sous la chemise actuellement accentuée.

Quand vous BIEN et puis cliquez après, vous pouvez des conditions réglées pour vos règles. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

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» Filed Under MS Office Tips

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4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am