Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders Outlook Sugerencia # 2: Cómo utilizar el correo electrónico normas para mover automáticamente los mensajes en carpetas

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm Enviado el 13 de marzo de 2007 a 7:51 horas

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. En este puesto, le echa un vistazo a cómo se puede gestionar mejor su correo electrónico por haber trasladado automáticamente el correo entrante en diferentes carpetas. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. Si recibe una gran cantidad de correo al día, esto puede ahorrar mucho tiempo en lugar de tener que pasar una hora una vez a la semana se desplazan mensajes de correo electrónico de la bandeja de entrada a su clasificarse carpetas. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’s a piece of cake. Email normas puede parecer complicado y puede ser si usted quiere hacer algunas cosas muy sofisticadas, pero si simplemente desea mover John's John mensajes de correo a la carpeta automáticamente, y luego es un pedazo de pastel.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. A fin de que las normas para ser útil, debe crear algunas carpetas debajo de la bandeja de entrada de clasificar su correo electrónico, tal vez como los proyectos, el trabajo, la familia, la esposa. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. Usted puede crear carpetas haciendo clic derecho sobre la carpeta principal y seleccionar una nueva carpeta.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. Ahora para empezar, abrir Outlook e ir a Herramientas y, a continuación, Alertas y Reglas.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. El Reglamento de Alertas y aparecerá la ventana principal y desde aquí usted haga clic en el botón Nueva regla para empezar con la primera regla de correo electrónico Outlook.


(I have many email rules that helps to save me time) (Tengo muchas normas de correo electrónico que ayuda a ahorrar tiempo conmigo)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. Una vez que haga clic en Nuevo Regla, que obtendrá la operación Windows asistente que le ayudará a través del proceso. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. Verá dos botones en la parte superior para crear una nueva regla y una para utilizar el asistente; quede con la asistente por defecto por ahora.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. En el cuadro de lista debajo de los botones de radio, verá una regla pocas plantillas que se pueden utilizar para empezar. These are the most common and probably all you’ll ever need. Estas son las más comunes y, probablemente, lo que nunca llegue a todos los necesitados. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. La regla más común es el primero aparece en la lista, "Mover mensajes de una carpeta a alguien". Go ahead and select it if it’s not already selected. Vaya por delante que seleccione y si aún no está seleccionada.

The bottom list box contains the actions for the rule. El cuadro de la lista de abajo contiene las acciones de la regla. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. Todo lo que tiene que hacer a la configuración de la norma es hacer clic en los enlaces para que la dirección de correo electrónico y donde usted quiera que vaya. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. Haga clic en "personas o lista de distribución" y seleccione la dirección de correo electrónico de tu lista de contactos. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. Si la persona no está en su lista de contactos, puede escribir la dirección de correo electrónico en el cuadro de texto.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. A continuación, haga clic en la palabra especificada y busque la carpeta que desea que el correo electrónico que se desplace a la o haga clic en Nuevo y una nueva carpeta se creará bajo la carpeta actualmente destacado.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. Al hacer clic en Aceptar y, a continuación, Siguiente, puede establecer las condiciones para las reglas. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. Estos por lo general pueden ser mantenidas en sus valores por defecto, pero si quiere que le específicos, tales como mensajes de correo electrónico de John marcadas como importantes o con determinadas palabras en el mensaje de correo electrónico, puede leer a través de las condiciones.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Haga clic en Siguiente y podrá llegar a la pantalla para decidir lo que quiere hacer con el mensaje. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. Outlook comprueba automáticamente la primera casilla con el nombre de la carpeta que desea mover los mensajes de correo electrónico a. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! También puede seleccionar muchas otras opciones, junto con el correo electrónico en movimiento, como su eliminación, lo cual la sitúa en una categoría (que posteriormente puede utilizar para buscar mensajes de correo electrónico), copiar a otra carpeta (si desea que el correo electrónico almacenado en dos lugares) , Transmitirá a alguien (si tiene mensajes de correo electrónico de proyecto y quieren actualizar todos los miembros del equipo de forma automática si recibe un correo electrónico de un cliente), imprimir el correo electrónico, mostrar un mensaje de alerta en el escritorio, e incluso jugar un poco de música si lo que se quiere demasiado Como un tono de timbre!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. Una vez que se compruebe alguno de los cuadros, puede modificar los valores en el cuadro de lista por parte inferior haga clic en el enlace azul de relieve.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Haga clic en Siguiente cuando haya terminado y se le señalan a la Excepciones de diálogo, donde se puede elegir qué condiciones usted no desea tener esta norma procesados. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. A no ser que haya algún caso único, puede dejar que el valor por defecto está en blanco.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Haga clic en Siguiente y finalmente hemos llegado al final de la norma mago! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. Dar a la norma un nombre como "Email de John", de manera que usted sabe lo que hace y, a continuación, si tiene mensajes de correo electrónico en la bandeja de entrada que se ajuste a su imperio, y luego marque la casilla "Ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada". You can leave everything else as default and click Finish! Puede dejar todo lo demás como predeterminado y haga clic en Finalizar!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! ¡Ahora usted puede crear reglas para todas las demás personas que usted regularmente el correo electrónico y empezar a gestionar su correo electrónico de manera más eficaz!

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