Extremidad #2 de la perspectiva: Cómo utilizar reglas del email para mover automáticamente email entrantes en carpetas

Fijado el 13 de marzo de 2007 en 7:51 P.M.

En este poste, hecharemos una ojeada cómo usted puede manejar su email mejor teniendo correo entrante automáticamente movido en carpetas separadas. Si usted consigue a muchos de email al día, éste puede ahorrar mucho tiempo más bien que teniendo que pasar una hora una vez por semana que mueve email desde el Inbox a sus carpetas categorizadas. Las reglas del email pueden parecerse complicadas y puede ser si usted desea hacer alguno muy sofisticado las cosas, pero si usted desea simplemente mover los email de Juan a la carpeta de Juan automáticamente, después es un pedazo de la torta.

Para que las reglas para ser útiles, usted deban crear algunas carpetas por debajo de su Inbox para categorizar su email, quizá como los proyectos, trabajo, familia, esposa. Usted puede crear carpetas chascando derecho en la carpeta principal y seleccionando la carpeta nueva.

Ahora para conseguir comenzado, abra la perspectiva y vaya a Herramientas y entonces Reglas y alarmas.

La ventana principal de las reglas y de las alarmas aparecerá y aquí de usted chascará Nueva regla abotone para conseguir comenzado con su primera regla del email de la perspectiva.

(Tengo muchas reglas del email que ayuda a ahorrarme tiempo)

Una vez que usted chasque nueva regla, usted conseguirá a mago familiar de Windows ayudarle con el proceso. Usted verá dos botones de radio a el superior para crear una nueva regla y la una para usar al mago; palillo con el mago del defecto para ahora.

En la caja de lista debajo de los botones de radio, usted verá algunas plantillas de la regla que usted pueda utilizar para conseguir comenzado. Éstos son más el campo común y probablemente todos lo que usted necesitará siempre. La regla más común es primera enumerada, “Mueva los mensajes desde alguien a una carpeta“. Vaya a continuación y selecciónelo si no se selecciona ya.

La caja de lista inferior contiene las acciones para la regla. Usted tiene que hacer para setup la regla es chasca encendido los hyperlinks para los cuales email address y donde usted quisiera que fuera. Tecleo “gente o lista de distribución” y seleccione el email address de su lista del contacto. Si la persona no está en su lista del contacto, usted puede mecanografiar el email address en la caja de texto.

Entonces chasque encendido la palabra especificado y hojee a la carpeta que usted quisiera que el email fuera movido a o chascar nuevo y una carpeta nueva será creado debajo de la carpeta actualmente destacada.

Cuando usted MUY BIEN y después chasca después, usted puede las condiciones determinadas para sus reglas. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

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» Filed Under MS Office Tips

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4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am