Άκρη προοπτικής #2: Πώς να χρησιμοποιήσει τους κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κινηθούν αυτόματα τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία στους φακέλλους

Ταχυδρομημένος στις 13 Μαρτίου 2007 στις 7:51 μ.μ.

Σε αυτήν την θέση, θα ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας καλύτερα από την κατοχή του εισερχόμενου ταχυδρομείου αυτόματα κινημένος στους χωριστούς φακέλλους. Εάν παίρνετε πολύ ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ημερησίως, αυτό μπορεί να σώσει πολύ χρόνο παρά να πρέπει να περαστεί μια ώρα που κινεί μία φορά την εβδομάδα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία από το Inbox προς τους ταξινομημένους φακέλλους σας. Οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να φανούν περίπλοκοι και μπορεί να είναι εάν θέλετε να κάνετε μερικοί πολύ περίπλοκος τα πράγματα, αλλά εάν θέλετε απλά να κινήσετε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία John προς το φάκελλο John αυτόματα, κατόπιν αυτό είναι ένα κομμάτι του κέικ.

Για οι κανόνες είναι χρήσιμοι, πρέπει να δημιουργήσετε μερικούς φακέλλους κάτω από το Inbox σας για να ταξινομήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, ίσως όπως τα προγράμματα, εργασία, οικογένεια, σύζυγος. Μπορείτε να δημιουργήσετε τους φακέλλους από το δικαίωμα που χτυπά στον κύριο φάκελλο και που επιλέγει το νέο φάκελλο.

Τώρα για να πάρει την αρχισμένη, ανοικτή προοπτική και να πάει Εργαλεία και έπειτα Κανόνες και επιφυλακές.

Το κύριο παράθυρο κανόνων και επιφυλακών θα εμφανιστεί και από εδώ θα χτυπήσετε Νέος κανόνας κουμπί που παίρνει αρχισμένο με τον πρώτο κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προοπτικής σας.

(έχω πολλούς κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βοηθώ να μου κερδίσω χρόνο)

Μόλις χτυπήσετε το νέο κανόνα, θα πάρετε τον εξοικειωμένο μάγο παραθύρων για να σας βοηθήσετε μέσω της διαδικασίας. Θα δείτε δύο ραδιο κουμπιά στο κορυφαίο για τη δημιουργία ενός νέου κανόνα και ένα για τη χρησιμοποίηση του μάγου ραβδί με το μάγο προεπιλογής για τώρα.

Στο παράθυρο καταλόγων κάτω από τα ραδιο κουμπιά, θα δείτε μερικά πρότυπα κανόνα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πάρετε αρχισμένοι. Αυτοί είναι οι πιό κοινοί και πιθανώς όλοι που θα χρειαστείτε πάντα. Ο πιό κοινός κανόνας είναι ο πρώτος που απαριθμείται, «Μηνύματα κίνησης από κάποιο σε έναν φάκελλο“. Προχωρήστε και το επιλέξτε εάν δεν επιλέγεται ήδη.

Το παράθυρο κατώτατων καταλόγων περιέχει τις ενέργειες για τον κανόνα. Όλοι σας πρέπει να κάνουν στην οργάνωση που ο κανόνας είναι κρότος στους συνδέσμους υπερ-κειμένου για τους οποίους η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όπου εσείς την θέλει για να πάει. Χτυπήστε «άνθρωποι ή κατάλογος διανομής» και επιλέξτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον κατάλογο επαφών σας. Εάν το πρόσωπο δεν είναι στον κατάλογο επαφών σας, μπορείτε να δακτυλογραφήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παράθυρο κειμένου.

Κατόπιν χτυπήστε στη λέξη διευκρινισμένος και κοιτάξτε βιαστικά στο φάκελλο που θα επιθυμούσατε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να κινηθείτε προς ή να χτυπήσετε νέο και έναν νέο φάκελλο θα δημιουργηθείτε κάτω από τον αυτήν την περίοδο τονισμένο φάκελλο.

Όταν χτυπάτε ΕΝΤΑΞΕΙ και έπειτα έπειτα, μπορείτε καθορισμένοι όροι για τους κανόνες σας. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

» Filed Under MS Office Tips