Aussicht-Spitze #2: Wie man email Richtlinien verwendet, um ankommende email in Hefte automatisch zu verschieben

Bekanntgegeben am 13. März 2007 bei 7:51 P.M.

In diesem Pfosten nehmen wir einen Blick an, wie Sie kann Ihr email indem Sie ankommende Post besser handhaben haben automatisch bewogen in unterschiedliche Hefte. Wenn Sie eine Menge email ein Tag erhalten, kann dieser, viel Zeit speichern anstatt muß eine Stunde einmal wöchentlich verbringen, die email vom Inbox auf Ihre kategorisierten Hefte verschiebt. Email Richtlinien können schwierig scheinen und es kann sein, wenn Sie einiges sehr tun möchten hoch entwickelt Sachen, aber, wenn Sie einfach email Johns auf das John Heft automatisch verschieben möchten, dann es sind ein Stück des Kuchens.

Damit die Richtlinien, um nützlich zu sein, Sie einige Hefte unter Ihr Inbox herstellen sollten, um Ihr email, möglicherweise wie Projekte, Arbeit, Familie, Frau zu kategorisieren. Sie können Hefte indem das rechte Klicken auf dem Hauptheft und das Vorwählen des neuen Heftes herstellen.

, begonnen jetzt zu erhalten, öffnen Sie Aussicht und gehen Sie zu Werkzeuge und dann Richtlinien und Alarme.

Das Richtlinien und Alarmhauptfenster erscheint und von hier Ihnen klickt Neue Richtlinie knöpfen Sie, um begonnen mit Ihrer ersten Aussicht-email Richtlinie zu erhalten.

(Ich habe viele email Richtlinien, der hilft, mich Zeit zu speichern)

Sobald Sie neue Richtlinie anklicken, veranlassen Sie den vertrauten Windows Zauberer, Ihnen durch den Prozeß zu helfen. Sie sehen zwei Radiotasten am oberen für das Verursachen einer neuen Richtlinie und an einem für das Verwenden des Zauberers; Stock mit dem Rückstellung Zauberer für jetzt.

Im Liste Kasten unter den Radiotasten, sehen Sie einige Richtlinie Schablonen, die Sie benutzen können, um begonnen zu erhalten. Diese sind das am meisten Common und vermutlich alle, die Sie überhaupt benötigen. Die allgemeinste Richtlinie ist die erste verzeichnet, „Verschieben Sie Anzeigen von jemand auf ein Heft“. Gehen Sie voran und wählen Sie es vor, wenn es nicht bereits vorgewählt wird.

Der untere Liste Kasten enthält die Klagen auf die Richtlinie. Die ganze Sie müssen tun, um die Richtlinie zu gründen ist klicken an die Hypertext-Links, für die email address und wo Sie es gehen wünschen. Klicken „Leute oder Verteilerliste“ und wählen Sie das email address von Ihrer Kontaktliste vor. Wenn die Person nicht in Ihrer Kontaktliste ist, können Sie das email address in den Textkasten schreiben.

Klicken Sie dann an das Wort spezifiziert und grasen Sie zum Heft, das Sie möchten, daß das email auf verschoben wird, oder, neu und ein neues Heft anzuklicken wird unter dem z.Z. hervorgehobenen Heft verursacht.

Wenn Sie O.K. und dann zunächst klicken, können Sie gesetzte Bedingungen für Ihre Richtlinien. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

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4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am