منظرة طرف #2: كيف أن يستعمل بريد إلكترونيّ قواعد أن تلقائيّا تحرّكت [إميلس] قادمة داخل ملفات

يعيّن في مارس - آذار 13, 2007 في 7:51 بعد الظّهر

في هذا موقعة, سيأخذ نحن نظرة في كيف أنت يستطيع أدرت بريد إلكترونيّك على نحو أفضل ب يتلقّى بريد إلكترونيّ قادمة تلقائيّا يتحرّك داخل ملفات منفصلة. إن أنت تحصل [ا لوت] البريد إلكترونيّ [ا] يوم, هذا يستطيع أنقذت [ا لوت وف تيم] [رثر ثن] يضطرّ أنفقت ساعة [أنس ا ويك] يتحرّك [إميلس] من [إينبوإكس] إلى ك يصنّف ملفات. بريد إلكترونيّ قواعد يمكن بدات معقّدة وهو يستطيع كنت إن أنت تريد أن يتمّ بعض جدّا راقي أشياء, غير أنّ إن أنت ببساطة تريد أن يتحرّك جون [إميلس] إلى جون ملف تلقائيّا, بعد ذلك هو قطعة القالب.

[إين وردر فور] قواعد أن يكون مفيدة, أنت سوفت خلقت بعض ملفات تحت [إينبوإكس] ك أن يصنّف بريد إلكترونيّك, ربّما مثل مشاريع, عمل, أسرة, زوجة. أنت يستطيع خلقت ملفات ب يصحّ يطقطق على الملف رئيسيّة وينتقي ملف جديدة.

فتحت الآن أن يحصل يبدأ, منظرة وذهبت إلى أدوات وبعد ذلك قواعد وإنذارات.

القواعد وإنذارات سيظهر نافذة رئيسيّة ومن هنا أنت سيطقطق ال قاعدة جديدة زرّرت أن يحصل يبدأ مع ك أولى منظرة بريد إلكترونيّ قاعدة.

(يتلقّى أنا كثير بريد إلكترونيّ قواعد أنّ يساعد أن ينقذني وقت)

ما إن أنت تطقطق قاعدة جديدة, سيحصل أنت الاعتاد [ويندووس] ساحرة أن يساعد أنت من خلال العملية. أنت سترى اثنان [رديو بوتّون] في العلويّة واحدة ل يخلق قاعدة جديدة وواحدة ل يستعمل الساحرة; عصا مع التقصير ساحرة ل الآن.

في ال [ليست بوإكس] تحت ال [رديو بوتّون], سيرى أنت [ا فو] قاعدة طبعات أنّ أنت يستطيع استعملت أن يحصل يبدأ. هذا ال أكثر عامة وعلى الأرجح كلّ أنت في أيّ وقت ستحتاج. القاعدة عاديّة أكثر الأولى واحدة يعّدّل, "تحرّكت رسائل من أحد ما إلى ملف“. ذهبت إلى الأمام وانتقيت هو إن هو يكون لا سابقا انتقيت.

يحتوي ال [ليست بوإكس] سفليّة الأعمال للقاعدة. كلّ من أنت يضطرّ أتمّت أن [ستثب] القاعدة يطقطق فوق ال [هبرلينك] ل أيّ [إميل دّرسّ] وحيث أنت تريد هو أن يذهب. طقطقة "الناس أو [ديستريبوأيشن ليست]انتقيت" وال [إميل دّرسّ] من ك اتّصال قائمة ميلان إلى جانب. إن الشخص ليس في ك اتّصال قائمة ميلان إلى جانب, أنت يستطيع طبعت ال [إميل دّرسّ] داخل النص صندوق.

بعد ذلك طقطقت فوق الكلمة يعيّن واستعرضت إلى الملف أنت أحبّت البريد إلكترونيّ أن يكون تحرّكت إلى أو سيخلق طقطقت جديدة وملف جديدة كنت تحت ال حاليّا يركّز ملف.

عندما يطقطق أنت [أك] وبعد ذلك بعد ذلك, أنت تستطيع [ست كنديأيشن] لقواعدك. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively!

Enjoyed this post? Subscribe to Online Tech Tips via RSS Feed or via Email and receive free daily productivity tips.

» Filed Under MS Office Tips

Save this page	Stir it up on Mixx
Add to Reddit	Stumble this page

4 Responses to “Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders”

Michael Bauer said on : June 21st, 2008 at 1:24 am

Thanks for this nice tip. For most people, organizing e-mails by categories instead of folders has important advantages. Here’s a useful article that explains the pros and cons of categories vs. folders:
http://www.vboffice.net/worksh.....d=showitem

Stewart Moss said on : June 25th, 2008 at 2:44 am

I wrote a great tip about some of the advanced rule features in Outlook. My article demonstrates how to shutdown a computer using an email with a special subject line.

http://bossmanthe.blogspot.com.....ndows.html

Doug Danforth said on : October 20th, 2008 at 12:51 pm

Can you have Outlook automatically open the folder once the message is moved there?

How to set away message in Outlook Says:

[...] You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. If you don’t know how to use rules, read my previous post on how to create Outlook rules.? [...]
September 15th, 2008 at 5:28 am