Outlook Tip #2: How to use email rules to automatically move incoming emails into folders توقعات نصيحه # 2 : كيفية استخدام البريد الالكتروني لقواعد التحرك المقبل للرسائل البريد الالكتروني تلقائيا الى مجلدات

Posted on March 13, 2007 at 7:51 pm نشرت فى 13 مارس 2007 في الساعة 7:51

In this post, we’ll take a look at how you can manage your email better by having incoming mail automatically moved into separate folders. في هذا المنصب ، وسنقوم نلقي نظرة على كيفية يمكنك ادارة بريدك الالكتروني افضل عن طريق الرسائل آليا بعد ان انتقلت الى مجلدات منفصلة. If you get a lot of email a day, this can save a lot of time rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders. اذا كنت احصل على الكثير من البريد الالكتروني في اليوم ، وهذا يمكن ان تنقذ الكثير من الوقت بدلا من الاضطرار لقضاء ساعة واحدة في الاسبوع نقل رسائل البريد الالكترونى من البريد الوارد الى تصنيف المجلدات الخاصة بك. Email rules may seem complicated and it can be if you want to do some very sophicated things, but if you simply want to move John’s emails to the John folder automatically, then it’sa piece of cake. بريد الكتروني قواعد قد تبدو معقدة ويمكن اذا اردت ان تفعل بعض الاشياء متطوره جدا ، ولكن اذا كنت تريد ان تتحرك ببساطة جونز رسائل البريد الالكتروني الى مجلد جون تلقائيا ، ثم قطعه القالب.

In order for rules to be useful, you should create some folders underneath your Inbox to categorize your email, maybe like Projects, Work, Family, Wife. من اجل لقواعد من اجل ان تكون مفيدة ، يجب ان تصنع بعض المجلدات تحت صندوق البريد الوارد الى تصنيف بريدك الالكتروني ، وربما على غرار المشاريع ، والعمل ، والاسرة ، والزوجه. You can create folders by right clicking on the main folder and selecting New Folder. يمكنك انشاء مجلدات الحق بها النقر على مجلد الرئيسي واختيار مجلد جديد.

Now to get started, open Outlook and go to Tools and then Rules and Alerts. الآن للشروع في العمل ، وفتح آفاق واذهب الى ادوات ثم قواعد وتنبيهات.

The Rules and Alerts main window will appear and from here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. القواعد والتنبيهات الرئيسية ستظهر نافذة من هنا وانت سوف القاعده الجديدة اضغط على الزر لتبدأ مع أول نظرة البريد الالكتروني الخاص بك القاعده.

(I have many email rules that helps to save me time) (ولدى العديد من البريد الالكتروني القواعد التي تساعد على انقاذ لي الوقت)

Once you click New Rule, you’ll get the familiar Windows wizard to help you through the process. عندما تنقر على قاعدة جديدة ، ستحصل على المألوف ويندوز لمساعدتك على معالج من خلال هذه العملية. You’ll see two radio buttons at the top one for creating a new rule and one for using the wizard; stick with the default wizard for now. سترى اثنان أزرار الراديو في أعلى احد لايجاد قاعدة جديدة واحدة لباستخدام المعالج ؛ العصا مع الافتراضي للمعالج الآن.

In the list box below the radio buttons, you’ll see a few rule templates that you can use to get started. في المربع ادناه قائمة زر ، سترى بضع سيادة القوالب التي يمكنك استخدامها لبدء التشغيل. These are the most common and probably all you’ll ever need. هذه هي الأكثر شيوعا ، وربما جميع عليك من أي وقت مضى الحاجة. The most common rule is the first one listed, “ Move messages from someone to a folder “. الاكثر شيوعا هي اول مادة واحدة مدرجة ، "التحرك رسائل من شخص الى مجلد". Go ahead and select it if it’s not already selected. اتفضل واختر منه اذا ما لم يتم اختيارها بالفعل.

The bottom list box contains the actions for the rule. اسفل علبة تحتوي على قائمة الاجراءات للحكم. All of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for which email address and where you want it to go. كل ما عليك فعله لاعداد القاعده انقر على ارتباطات تشعبيه لعنوان البريد الالكتروني الذي وأين تريد أن تذهب. Click “ people or distribution list ” and select the email address from your contact list. انقر على "الشعب او توزيع قائمة" واختيار عنوان البريد الالكتروني من دفتر العناوين. If the person is not in your contact list, you can type the email address into the text box. اذا كان الشخص غير موجود فى قائمة الاتصال الخاصة بك ، يمكنك كتابة عنوان البريد الالكتروني في مربع النص.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder. ثم انقر على كلمة محددة ، واستعرض الى المجلد الذي تريد على البريد الالكتروني ليتم نقلها الى الجديد واضغط او مجلد جديد سيتم انشاؤه حاليا تحت الضوء مجلد.

When you click OK and then Next, you can set conditions for your rules. عندما تنقر على موافق وبعد ذلك المقبل ، يمكنك ان تضع شروطا للقواعد الخاصة بك. These can usually be left at their default values, but if you want to get specific such as emails from John marked as Important or with specific words in the email, you can read through the conditions. هذه يمكن ان تترك عادة في قيمها الافتراضيه ، ولكن اذا اردت الحصول محددة مثل رسائل البريد الالكترونى من جون علامة هامة مع كلمات معينة او في البريد الالكتروني ، يمكنك ان تقرأ من خلال الشروط.

Click Next and you’ll get to the screen to decide what you want to do with the message. اضغط على زر التالي وستحصل على الشاشه الى ان تقرر ما تريد القيام به مع الرسالة. Outlook automatically checks the first box with the name of the folder you wanted to move the emails to. توقعات تلقائيا من المربع الاول مع اسم المجلد أردت الانتقال الى رسائل البريد الالكتروني. You can also select many other options along with moving the email such as deleting it, putting it into a category (which you can later use to search for emails), copy it to another folder (if you want the email stored in two places), forward it to someone (if you have project emails and want to update all the team members automatically if you get an email from a client), print the email, display an alert on your desktop, and even play some music if you wanted too like a ring tone ! كما يمكنك اختيار خيارات اخرى كثيرة الى جانب تحريك البريد الالكتروني مثل حذفها ، ووضعه في الفئة (التي يمكنك استخدامها في وقت لاحق الى البحث عن رسائل البريد الالكتروني) ، ونسخة الى مجلد آخر (اذا أردت البريد الالكتروني المخزنه في مكانين) ، وتحيله الى شخص ما (إذا كان لديك مشروع رسائل البريد الالكتروني ويريدون استكمال جميع اعضاء الفريق تلقائيا اذا كنت احصل على رسالة بريد الكتروني من العميل) ، وطباعة البريد الالكتروني ، وعرض تنبيه على سطح مكتبك ، وحتى بعض الموسيقى تلعب اذا كنت تريد الاحتفاظ جدا مثل النغمه!

Once you check any of the boxes, you can edit the values in the bottom list box by click on the blue highlighted link. وبمجرد التحقق من اي من الصناديق ، يمكنك تحرير القيم في أسفل القائمة عن طريق النقر على المربع الازرق ابرزت الصلة.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed. انقر فوق التالي عند الانتهاء منها وعليك ان يعرضها على استثناءات الحوار ، حيث يمكنك اختيار ما لكم الظروف لا نريد ان يكون لهذه القاعده المجهزة. Unless you have some unique case, you can leave the default which is blank. اذا لم يكن لديك بعض حالة فريدة ، يمكنك ترك التقصير الذي هو الفراغ.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! انقر المقبل وقمنا اخيرا وصلت الى نهاية حكم الساحر! Give the rule a name like “Email from John” so that you know what it does and then if you have emails in your Inbox that would match your rule, then check the box to “ Run this rule on messages already in Inbox “. اعطاء سيادة إسما مثل "البريد الالكتروني من يوحنا" حتى انت تعرف ان ما تقوم به وبعد ذلك اذا كان لديك رسائل البريد الإلكتروني في صندوقك البريدي الخاص بك من شأنها ان حكم المباراة ، ثم انقر على المربع الى "تشغيل هذه القاعده على الرسائل في البريد الوارد بالفعل". You can leave everything else as default and click Finish! يمكنك ترك اي شيء آخر كما الافتراضيه وانقر فوق انهاء!

Now you can create rules for all the other people who email you regularly and start managing your email more effectively! يمكنك الآن انشاء قواعد لجميع الاشخاص الاخرين الذين بانتظام والبريد الالكتروني لكم ابدا ادارة بريدك الالكتروني اكثر فعالية!

If you enjoyed this post, make sure you اذا كنت تتمتع هذه الوظيفة ، تأكد من انك subscribe to my RSS feed اشترك في بلدي [رس] تغذية ! !

» Filed Under »المقدمة تحت MS Office Tips ماجستير مكتب نصائح