How to set away message in Outlook Come impostare via messaggio in Outlook

Posted on September 15, 2008 at 5:28 am Pubblicato il 15 settembre 2008 a 5:28 am

Going out of the office soon and want to set an “ Out of Office ” or “ Away ” message in Outlook? Andando fuori sede e presto desidera impostare un "Fuori sede" o "Away" messaggio in Outlook? You would think it would be super easy, but unfortunately it’s not! Si potrebbe pensare che sarebbe facile eccellente, ma purtroppo non è! There are actually two ways of creating an out of office reply and it depends on whether your Outlook is stand-alone or using Microsoft Exchange. Ci sono effettivamente due modi di creare un ufficio di risposta e che dipende dal fatto che Outlook sia stand-alone o utilizza Microsoft Exchange.

If your are in a corporate environment and Outlook is connected to MS Exchange, then setting an out of office reply is very easy. Se siete in un ambiente aziendale e Outlook è collegato a MS Exchange, quindi la fissazione di un ufficio di risposta è molto semplice. Let’s go through that method first and then we’ll discuss how to do it if you are not using Exchange. Andiamo attraverso questo metodo e poi noi a discutere su come farlo se non si utilizza Exchange.

First go to Tools and click on Out of Office Assistant . In primo luogo andare a Strumenti e fare clic su Fuori sede. Note that this should be there automatically in Outlook 2003 and Outlook 2007 when using Exchange. Si noti che ciò dovrebbe essere lì automaticamente in Outlook 2003 e Outlook 2007 quando si utilizza Exchange.

Now click on the I am currently out of the office radio box and type in the message into the AutoReply box. Ora cliccate sulla Sono attualmente fuori sede radio casella e digitare il messaggio nella casella automatica.

Go ahead and put the date you will be out till and also put in any contact info in case there is an emergency, etc. And that’s really it! Vai avanti e mettere la data verrà fuori e anche fino a mettere in contatto tutte le informazioni nel caso in cui ci sia un 'emergenza, ecc E questo è veramente! If you click OK, everyone will get this message until you come back to this dialog and change it to I am currently in the office. Se si sceglie OK, tutti riceveranno questo messaggio fino a tornare a questa finestra di dialogo e di cambiamento Sono attualmente in ufficio.

You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule . È inoltre possibile aggiungere regole ai messaggi in arrivo quando si è fuori ufficio, facendo clic su Aggiungi regola. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. Questo è utile se si desidera eseguire determinate azioni per le email provenienti da persone diverse. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. Ad esempio, se si ottiene un messaggio di posta elettronica da un client, è possibile che si desideri di trasmettere al tuo telefono cellulare o rispondere con un diverso modello di email interne di dipendenti. If you don’t know how to use rules, read my previous post on Se non si conosce il modo di utilizzare le norme, leggi i miei post precedenti su how to create Outlook rules come creare regole di Outlook .

If you want an action to be performed for all incoming emails, select Sent Directly to me , otherwise click the From button and add in the contacts you want to apply the rules to. Se si desidera che un ricorso deve essere eseguito per tutte le email in arrivo, selezionare inviati direttamente a me, altrimenti fare clic sul pulsante Da aggiungere e in contatti che si desidera applicare le norme.

So this is great if you have Outlook with Exchange right, but what if you don’t see this Out of Office Assistant option under Tools, then what? Quindi questo è grande se si dispone di Outlook con Exchange diritto, ma che cosa se non vedi questa Out of Office opzione in Strumenti, quindi che cosa? Well there is a way you can EMULATE the out of office assistant by creating a automatic reply rule along with a out of office template. Ebbene c'è un modo è possibile emulare l'ufficio di assistente mediante la creazione di una regola di risposta automatica insieme a un ufficio di modello. Here’s what you need to do… Ecco cosa devi fare ...

Step 1: First create a new message in Outlook as if you are going to write someone an email. Fase 1: in primo luogo creare un nuovo messaggio in Outlook, come se si vuole scrivere una e-mail qualcuno. Do no put anything in the TO or CC box. Non fare nulla messo in CC o casella. Make sure to click on the Options tab and choose Plain Text . Assicurarsi di fare clic sulla scheda Opzioni e scegliere Testo normale.

Type in your away email message and put in a subject also. Digita il tuo messaggio via e-mail e inserire in un oggetto anche. Click on the Microsoft Office button and choose Save As . Fare clic sul pulsante Microsoft Office e scegliere Salva con nome. In the Save as type combo box, select Outlook Template . In Salva come tipo di casella combinata, selezionare Modello Outlook. Type a name such as Out Of Office Reply in the File Name box and click Save . Digitare un nome come Out Of Office Rispondi nella casella Nome file e fare clic su Salva.

Step 2: Now all we need to do is create the rule and tell it to use the new email template we just created. Fase 2: Ora tutti dobbiamo fare è creare la regola e dire che per utilizzare il nuovo modello di email che abbiamo appena creato. On the Tools menu, go to Rules and Alerts . Dal menu Strumenti, andare al Regole e avvisi.

Click on New Rule under Email Rules to create a new Outlook rule. Fare clic su Nuova regola sotto-mail Regole per creare una nuova regola di Outlook.

Under the section Start from a blank rule , go ahead and click on Check messages when they arrive and click Next. Nella sezione Inizia da una regola vuota, andare avanti e fare clic su Controlla messaggi in arrivo e fare clic su Avanti.

Under Conditions , check the box that says “ Sent only to me ” and click Next. In condizioni, seleziona la casella che dice "Inviato solo a me" e fare clic su Avanti.

Under Actions , check the box that says “ Reply using a specific template ” and then in the second text box at the bottom, click on the link that says a specific temp late. Nell'ambito delle azioni, selezionare la casella che dice "Rispondi utilizzando un modello specifico" e poi nella seconda casella di testo in basso, fare clic sul link che dice una specifica temperatura in ritardo.

Now select the template that you had created earlier from the list of templates. Ora selezionare il modello che si era creato in precedenza da un elenco di modelli. If you do not see your template, click on the Look In combo box and choose Use Templates in File System . Se non vedi il tuo modello, fare clic su Cerca in casella combinata e scegliere utilizzare i modelli in File System.

Click Open and then click Finish . Fare clic su Apri e quindi scegliere Fine. Now whenever you get a new email, an automatic response will be sent using your template. Ora ogni volta che si ottiene una nuova e-mail, un sistema automatico di risposta verrà inviata utilizzando il tuo modello. Outlook remember who it sends the messages to and will only send it to once to each email address. Outlook ricordare che invia i messaggi e inviare solo per una sola volta per ogni indirizzo di posta elettronica.

To turn it off, you have to go back into Rules and Alerts and un-check the box next to the rule. Per disattivarlo, dovete tornare in Regole e avvisi e deselezionare la casella di controllo accanto alla regola. Also, you have to make sure that Outlook is open on your computer before you leave in order for it to send the auto replies! Inoltre, è necessario assicurarsi che Outlook è aperto sul tuo computer prima di lasciare, in modo che per inviare automaticamente le risposte! Also, check out my previous posts on Inoltre, controllare il mio precedente post su how to export contacts from Outlook come esportare i contatti da Outlook easily and how to facilmente e come backup your Outlook and Outlook Express email di backup di Outlook e Outlook Express e-mail . Enjoy! Gustare!

Enjoyed this post? Goduto di questo post? Subscribe to Online Tech Tips via Iscriviti a Online Consigli tecnici attraverso RSS Feed Feed RSS or via o via Email E-mail and receive free daily productivity tips. e ricevere gratuitamente suggerimenti per la produttività quotidiana.

» Filed Under »Archiviato in MS Office Tips MS Office Suggerimenti