How to set away message in Outlook Comment faire pour configurer message d'absence dans Outlook
Posted on September 15, 2008 at 5:28 am Posté le 15 Septembre 2008 à 5:28 am
Going out of the office soon and want to set an “ Out of Office ” or “ Away ” message in Outlook? Sortir du bureau bientôt et que vous voulez définir un "Hors du bureau" ou "Absent" message dans Outlook? You would think it would be super easy, but unfortunately it’s not! On pourrait penser qu'il serait très facile, mais, malheureusement, ce n'est pas! There are actually two ways of creating an out of office reply and it depends on whether your Outlook is stand-alone or using Microsoft Exchange. Il existe en fait deux façons de créer un bureau de réponse et elle dépend de savoir si Outlook est en stand-alone ou en utilisant Microsoft Exchange.
If your are in a corporate environment and Outlook is connected to MS Exchange, then setting an out of office reply is very easy. Si vous êtes dans un environnement d'entreprise et Outlook est connecté à MS Exchange, puis la fixation d'un bureau de réponse est très simple. Let’s go through that method first and then we’ll discuss how to do it if you are not using Exchange. Let's go par l'intermédiaire de cette méthode en premier et ensuite nous allons discuter de la manière de le faire si vous n'utilisez pas Exchange.
First go to Tools and click on Out of Office Assistant . Tout d'abord aller dans Outils et cliquez sur d'absence du bureau. Note that this should be there automatically in Outlook 2003 and Outlook 2007 when using Exchange. Notez que cela devrait y être automatiquement dans Outlook 2003 et Outlook 2007 lorsque vous utilisez Exchange.
Now click on the I am currently out of the office radio box and type in the message into the AutoReply box. Maintenant cliquez sur le Je suis actuellement à l'extérieur du bureau de radio et de type boîte dans le message dans la boîte automatique.
Go ahead and put the date you will be out till and also put in any contact info in case there is an emergency, etc. And that’s really it! Aller de l'avant et mettre la date vous sera bien et aussi à mettre en contact toute info, en cas d'urgence, etc Et c'est vraiment elle! If you click OK, everyone will get this message until you come back to this dialog and change it to I am currently in the office. Si vous cliquez sur OK, tout le monde va faire passer ce message jusqu'à ce que vous voudrez revenir à cette boîte de dialogue et de changer, je suis actuellement dans le bureau.
You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule . Vous pouvez également ajouter des règles à tous les messages pendant que vous êtes à l'extérieur du bureau en cliquant sur Ajouter une règle. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. Ceci est utile si vous souhaitez effectuer certaines actions sur les emails venant de différentes personnes. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. Par exemple, si vous recevez un email d'un client, vous souhaitez mai de le transmettre à votre téléphone portable ou votre réponse avec une autre adresse e-mail que modèle interne employés. If you don’t know how to use rules, read my previous post on Si vous ne savez pas comment utiliser les règles, lire mon post précédent sur how to create Outlook rules comment créer des règles Outlook .
If you want an action to be performed for all incoming emails, select Sent Directly to me , otherwise click the From button and add in the contacts you want to apply the rules to. Si vous voulez une action à effectuer pour tous les e-mails, sélectionnez envoyés directement à moi, sinon cliquez sur le bouton De et ajouter dans les contacts que vous voulez appliquer les règles.
So this is great if you have Outlook with Exchange right, but what if you don’t see this Out of Office Assistant option under Tools, then what? C'est donc idéal si vous disposez d'Outlook avec Exchange droit, mais que faire si vous ne voyez pas cette absence du bureau option sous Outils, puis quoi? Well there is a way you can EMULATE the out of office assistant by creating a automatic reply rule along with a out of office template. Eh bien il ya une manière, vous pouvez émuler le Gestionnaire d'absence du bureau par la création d'une règle de réponse automatique avec un bureau de modèle. Here’s what you need to do… Voici ce que vous devez faire ...
Step 1: First create a new message in Outlook as if you are going to write someone an email. Etape 1: Créez un nouveau message dans Outlook comme si vous allez à quelqu'un d'écrire un e-mail. Do no put anything in the TO or CC box. Ne pas mettre n'importe quoi dans le A ou CC boîte. Make sure to click on the Options tab and choose Plain Text . Assurez-vous de cliquer sur l'onglet Options et sélectionnez Texte brut.
Type in your away email message and put in a subject also. Entrez votre e-mail immédiatement et mettre dans un domaine aussi. Click on the Microsoft Office button and choose Save As . Cliquez sur le bouton Microsoft Office et choisissez Enregistrer sous. In the Save as type combo box, select Outlook Template . Dans la zone Enregistrer en tant que zone de liste déroulante Type, sélectionnez Modèle Outlook. Type a name such as Out Of Office Reply in the File Name box and click Save . Tapez un nom tel que Bureau Out Of réponse dans la zone Nom de fichier et cliquez sur Enregistrer.
Step 2: Now all we need to do is create the rule and tell it to use the new email template we just created. Etape 2: Maintenant nous avons tous besoin de faire est de créer la règle et qu'il faut utiliser le nouveau modèle de courrier électronique nous venons juste de créer. On the Tools menu, go to Rules and Alerts . Dans le menu Outils, allez à la Règles et alertes.
Click on New Rule under Email Rules to create a new Outlook rule. Cliquez sur Nouvelle règle en vertu de règles Courrier électronique pour créer une nouvelle règle Outlook.
Under the section Start from a blank rule , go ahead and click on Check messages when they arrive and click Next. Dans la section Démarrer à partir d'une règle vide, allez-y et cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée et cliquez sur Suivant.
Under Conditions , check the box that says “ Sent only to me ” and click Next. Dans les conditions, cochez la case qui dit que "Sent seulement pour moi" et cliquez sur Suivant.
Under Actions , check the box that says “ Reply using a specific template ” and then in the second text box at the bottom, click on the link that says a specific temp late. Sous Actions, cochez la case qui dit: "Répondre en utilisant un modèle spécifique», puis dans la deuxième zone de texte en bas, cliquez sur le lien qui indique une température de retard.
Now select the template that you had created earlier from the list of templates. Maintenant, sélectionnez le modèle que vous avez créés plus tôt à partir de la liste des modèles. If you do not see your template, click on the Look In combo box and choose Use Templates in File System . Si vous ne voyez pas votre modèle, cliquez sur Rechercher Dans la zone de liste déroulante et choisissez utiliser des modèles dans le système de fichiers.
Click Open and then click Finish . Cliquez sur Ouvrir, puis cliquez sur Terminer. Now whenever you get a new email, an automatic response will be sent using your template. Maintenant, chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail, une réponse automatique sera envoyé à l'aide de votre modèle. Outlook remember who it sends the messages to and will only send it to once to each email address. Outlook se rappeler qui il envoie les messages et de ne l'envoyer à une fois à chaque adresse e-mail.
To turn it off, you have to go back into Rules and Alerts and un-check the box next to the rule. Pour le désactiver, vous devez revenir en arrière en Règles et alertes et désactivez la case à cocher à côté de la règle. Also, you have to make sure that Outlook is open on your computer before you leave in order for it to send the auto replies! En outre, vous avez à faire en sorte que Outlook est ouvert sur votre ordinateur avant de vous quitter pour lui transmettre les réponses automatiques! Also, check out my previous posts on Aussi, consultez mes précédents postes sur how to export contacts from Outlook comment exporter des contacts à partir d'Outlook easily and how to facilement et comment backup your Outlook and Outlook Express email de sauvegarde de votre Outlook et Outlook Express e-mail . Enjoy! Apprécier!
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