How to set away message in Outlook Cómo configurar lejos mensaje en Outlook

Posted on September 15, 2008 at 5:28 am Publicado el 15 de septiembre de 2008 a 5:28 horas

Going out of the office soon and want to set an “ Out of Office ” or “ Away ” message in Outlook? Saliendo de la oficina antes y desea establecer un "Out of Office" o "Ausente" mensaje en Outlook? You would think it would be super easy, but unfortunately it’s not! Usted podría pensar que sería super fácil, pero por desgracia no es! There are actually two ways of creating an out of office reply and it depends on whether your Outlook is stand-alone or using Microsoft Exchange. Hay realmente dos maneras de crear una oficina de respuesta y que depende de si su Outlook es stand-alone o utilizando Microsoft Exchange.

If your are in a corporate environment and Outlook is connected to MS Exchange, then setting an out of office reply is very easy. Si usted está en un entorno corporativo y Outlook está conectado a MS Exchange y, a continuación, el establecimiento de una oficina de respuesta es muy fácil. Let’s go through that method first and then we’ll discuss how to do it if you are not using Exchange. Vamos a ir a través de este método primero y luego vamos a discutir cómo hacerlo si no se está utilizando de Exchange.

First go to Tools and click on Out of Office Assistant . En primer lugar, vaya a Herramientas y haga clic en Asistente para fuera de oficina. Note that this should be there automatically in Outlook 2003 and Outlook 2007 when using Exchange. Tenga en cuenta que esto debería estar allí automáticamente en Outlook 2003 y Outlook 2007 cuando se utiliza de Exchange.

Now click on the I am currently out of the office radio box and type in the message into the AutoReply box. Ahora haga clic en la actualidad estoy fuera de la oficina de radio y tipo de casilla en el mensaje en el cuadro automática.

Go ahead and put the date you will be out till and also put in any contact info in case there is an emergency, etc. And that’s really it! Seguir adelante y poner la fecha en la que se fuera y hasta también en toda la información de contacto en caso de que haya una emergencia, etc, y que realmente es! If you click OK, everyone will get this message until you come back to this dialog and change it to I am currently in the office. Si hace clic en Aceptar, todo el mundo obtendrá este mensaje hasta llegar de nuevo a este cuadro de diálogo y cambiarlo a la actualidad estoy en la oficina.

You can also add rules to incoming messages while you are out of the office by clicking on Add Rule . También puede añadir reglas para los mensajes entrantes mientras esté fuera de la oficina, haga clic en Agregar regla. This is useful if you want to perform certain actions on emails coming from different people. Esto es útil si usted desea llevar a cabo ciertas acciones sobre los mensajes de correo electrónico procedentes de diferentes personas. For example, if you get an email from a client, you may want to forward it to your phone or reply with a different email template than internal employees. Por ejemplo, si usted recibe un mensaje de correo electrónico de un cliente, puede que quiera que transmita a su teléfono o contestar con una plantilla de correo electrónico diferentes que los empleados internos. If you don’t know how to use rules, read my previous post on Si usted no sabe cómo utilizar reglas, leer mi post anterior sobre how to create Outlook rules cómo crear reglas de Outlook .

If you want an action to be performed for all incoming emails, select Sent Directly to me , otherwise click the From button and add in the contacts you want to apply the rules to. Si quieres una acción a realizar para todos los mensajes de correo electrónico, seleccione enviado directamente a mí, de lo contrario, haga clic en el botón de añadir y en los contactos que desea aplicar las normas que.

So this is great if you have Outlook with Exchange right, but what if you don’t see this Out of Office Assistant option under Tools, then what? Por lo tanto, este es un gran si tiene Outlook con Exchange derecho, pero lo que si usted no ve este Asistente para fuera de oficina en virtud de la opción Herramientas y, a continuación, qué? Well there is a way you can EMULATE the out of office assistant by creating a automatic reply rule along with a out of office template. Bueno hay una forma en que usted puede emular el Asistente para fuera de oficina mediante la creación de una respuesta automática a lo largo de la regla con una oficina fuera de plantilla. Here’s what you need to do… Esto es lo que hay que hacer ...

Step 1: First create a new message in Outlook as if you are going to write someone an email. Paso 1: En primer lugar crear un mensaje nuevo en Outlook como si usted va a escribir alguien un mensaje de correo electrónico. Do no put anything in the TO or CC box. No ponga nada en el A o CC caja. Make sure to click on the Options tab and choose Plain Text . Asegúrese de hacer clic en la ficha Opciones y seleccione Texto sin formato.

Type in your away email message and put in a subject also. Tipo de lejos en su mensaje de correo electrónico y poner en un tema también. Click on the Microsoft Office button and choose Save As . Haga clic en el botón de Microsoft Office y escoja Guardar como. In the Save as type combo box, select Outlook Template . En el Guardar como tipo combo, seleccione Plantilla de Outlook. Type a name such as Out Of Office Reply in the File Name box and click Save . Escriba un nombre como fuera de la oficina de respuesta en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Step 2: Now all we need to do is create the rule and tell it to use the new email template we just created. Paso 2: Ahora todos tenemos que hacer es crear la regla y decirle a utilizar la nueva plantilla de correo electrónico que acaba de crear. On the Tools menu, go to Rules and Alerts . En el menú Herramientas, ir a Reglas y alertas.

Click on New Rule under Email Rules to create a new Outlook rule. Haga clic en Nueva regla en virtud de las Reglas de correo electrónico para crear una nueva regla de Outlook.

Under the section Start from a blank rule , go ahead and click on Check messages when they arrive and click Next. En la sección Iniciar desde una regla en blanco, siga adelante y haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen y haga clic en Siguiente.

Under Conditions , check the box that says “ Sent only to me ” and click Next. Con arreglo a las condiciones, marque la casilla que dice "enviados sólo a mí" y haga clic en Siguiente.

Under Actions , check the box that says “ Reply using a specific template ” and then in the second text box at the bottom, click on the link that says a specific temp late. En virtud de Acciones, marque la casilla que dice "Responder usando una plantilla determinada" y, a continuación, en el segundo cuadro de texto en la parte inferior, haga clic en el enlace que dice una temp tarde.

Now select the template that you had created earlier from the list of templates. Ahora seleccione la plantilla que usted ha creado anteriormente de la lista de plantillas. If you do not see your template, click on the Look In combo box and choose Use Templates in File System . Si no ve su plantilla, haga clic en Buscar en el cuadro combinado y elegir utilizar plantillas en el sistema de archivos.

Click Open and then click Finish . Haga clic en Abrir y, a continuación, haga clic en Finalizar. Now whenever you get a new email, an automatic response will be sent using your template. Ahora, cuando usted recibe un nuevo mensaje de correo electrónico, una respuesta automática será enviado a través de su plantilla. Outlook remember who it sends the messages to and will only send it to once to each email address. Outlook recordar que envía los mensajes y enviar sólo a una vez a cada dirección de correo electrónico.

To turn it off, you have to go back into Rules and Alerts and un-check the box next to the rule. Para desactivarlo, usted tiene que regresar en Reglas y alertas y desmarca la casilla que aparece junto a la regla. Also, you have to make sure that Outlook is open on your computer before you leave in order for it to send the auto replies! Además, usted tiene que asegurarse de que Outlook está abierto en su ordenador antes de salir para que pueda enviar el auto respuestas! Also, check out my previous posts on Además, echa un vistazo a mis anteriores puestos de how to export contacts from Outlook cómo exportar contactos de Outlook easily and how to fácilmente y cómo backup your Outlook and Outlook Express email copia de seguridad de Outlook y Outlook Express de correo electrónico . Enjoy! Disfrutar!

Enjoyed this post? Gozan de este puesto? Subscribe to Online Tech Tips via Suscríbase en línea a través de Consejos RSS Feed RSS or via oa través de Email Correo electrónico and receive free daily productivity tips. y recibir sugerencias de la productividad diaria.

» Filed Under »Filed Under MS Office Tips MS Office Tips