How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists如何使用數據驗證，在微軟的excel創造的下拉式列表

Posted on May 13, 2007 at 10:04 pm張貼於2007年5月13日在下午10時04分

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If you’re a big Excel user, then you may have found yourself in a situation where you wished you could have simply picked a value for a cell from a dropdown list of choices rather than having to copy and paste text between cells.如果你是一個大的excel用戶，那麼你可能發現自己的情況下，你想你可以簡單地選擇價值，為一間囚室，從下拉列表選擇，而不是要複製和粘貼文本之間的細胞。 For example, let’s say you have an Excel sheet for your own personal budget and every time you enter a transaction on a new row, you type in whether it’s an expense or it’s income.舉例來說，假設您有一個excel的資產負債表，為你自己的個人預算和每一次當你進入一個交易對一個新的排，你輸入是否這是一種犧牲或它的收入。

Well sometimes you can type it in incorrectly or you might have a long list of different types of expenses and incomes, so this can be a pain to maintain and remember.以及有時候，你可以鍵入它在錯誤或者，你可能有一個長長的清單不同類型的支出和收入，因此，這可以是一個痛苦，以保持和記取。 An easy solution in Excel is to create your own dropdown list of choices pulled from a particular column on the same sheet or another sheet.一件容易的解決辦法，在excel是創建自己的下拉列表選擇退出從某個專欄，同時資產負債表或另一張。 This can be very useful because now you can use one sheet to store all of your reference lists and use them on any other sheet in the workbook.這可以非常有用，因為現在你可以用一個表來儲存您所有的參考名單，並利用他們對其他任何資產負債表，在簿。

So how do we do this?那麼，我們如何做到這一點？ It’s actually not very difficult!它的，其實並不是很困難！ Here’s how:這裡的如何：

1. 1 。 First, create a new workbook and on Sheet1 start off in row 1, column 1 (A1) and type in a few expense categories in the column.第一，創造一個新的作業和對sheet1開始起飛，在連續1 ，第1欄（ a1 ）和類型在幾個支出類別，在欄目。 For example, here’s what I came up with:舉例來說，這裡的，我想出了：

2. 2 。 Now that you got your reference list, go ahead and select the cells with the data in them.現在，你有你的參考名單中，繼續進行，並選出細胞與數據。 In our case, we’ll select the cells from A1 to A7.在我們的情況，我們將挑選細胞從a1到a7誘導。 Left click on A1 and hold the mouse button down and drag until you get to A7.左點擊a1和掌握滑鼠按鈕下來並拖動，直至你來到a7誘導。

3. 3 。 Now in the box next to the formula textbox on the left (also called the Name box), type in a name for your list.現在，在旁邊的方框公式文本框在左邊（也稱姓名箱） ，鍵入一個名字，為你的名單上。 I typed in Expenses for our list. i打字開支 ，為我們的名單上。 Doing this basically gives the cells from A1 to A7 a name so that the group of cells can now be referenced by a name rather than saying A1 through A7.這樣做，基本上給人的細胞從a1到a7誘導一個名字，使該組的細胞，現在可以參照的，由一個名稱而不是說的a1通過a7誘導。

4. 4 。 Now we can use our list to create a dropdown menu with those values.現在，我們就可以使用我們的名單，以建立一個下拉菜單，這些價值觀。 First select the cell where you want your dropdown list to be created.先選擇細胞那裡你想你的下拉列表來創造。 This can be on the same sheet or on a differnet sheet.這可以就同一資產負債表或者對某一differnet表。 I went ahead and selected cell A1 on Sheet2 for example.我到前面和選定的細胞體a1 sheet2為例。

Next, go to the top menu and choose Data and then Validation .接下來，進入頂部菜單，並選擇數據 ，然後再驗證。 On the Settings tab choose List under the Allow heading.關於設置選項卡 ，選擇列表下，讓標題。 Make sure In-cell dropdown is selected and then type in the name that we had just created earlier ( Expenses in this case) with an = sign in the front.確保在細胞的下拉式選擇，然後鍵入名字，我們剛剛創建較早（ 費用，在這種情況下） ，加上=標誌在前方。 So it should be “=Expenses “.所以應該" =費用" 。

Click OK and you’ll now see that the current cell you had selected has a little arrow pointing down next to it. 單擊確定，你就會看到，目前的細胞，你已經選擇了有一個小箭頭指向了它旁邊。 Click on the arrow and you’ll see the list of items from that we have typed into Sheet1.點擊這個箭頭，你會看到的物品清單，由我們打字到sheet1 。

That’s it!這就是它！ Remember, this can be used on any Excel sheet where you have some kind of lookup list that needs to be typed in over and over again.請記住，這可以用於任何excel的資產負債表而你有一些種查找名單須打字，在過去，需要再次改革。 Using Data Validation, you can avoid human errors and increase efficiency.利用數據驗證，你能避免人為的錯誤和提高效率。

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