How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists如何使用数据验证在Microsoft Excel来创建下拉列表

Posted on May 13, 2007 at 10:04 pm发布于2007年5月13日在下午10时04分

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If you’re a big Excel user, then you may have found yourself in a situation where you wished you could have simply picked a value for a cell from a dropdown list of choices rather than having to copy and paste text between cells.如果你是一个大的Excel用户，那么你可能已经找到了自己的情况下，你想你可以简单地回升值为一间囚室，从下拉列表中选择，而不用拷贝和粘贴文本之间的细胞。 For example, let’s say you have an Excel sheet for your own personal budget and every time you enter a transaction on a new row, you type in whether it’s an expense or it’s income.举例来说，假设您有一个Excel的资产负债表，为自己的个人预算和每一次当你进入一个交易上一个新的行，你输入否的费用或它的收入。

Well sometimes you can type it in incorrectly or you might have a long list of different types of expenses and incomes, so this can be a pain to maintain and remember.以及有时，你可以键入它在不当或你可能有一个长长的清单不同类型的支出和收入，因此，这可以是一个痛苦，以保持和记忆。 An easy solution in Excel is to create your own dropdown list of choices pulled from a particular column on the same sheet or another sheet.一个简易的解决方法，在Excel中是创建自己的下拉列表中选择退出，从某一特定专栏中，同时表或另纸。 This can be very useful because now you can use one sheet to store all of your reference lists and use them on any other sheet in the workbook.这可以是非常有用的，因为现在你可以使用一个表来储存您所有的参考名单，并利用他们对其他任何资产负债表，在作业簿。

So how do we do this?因此，我们如何做到这一点？ It’s actually not very difficult!它的，其实并不是很困难！ Here’s how:方法如下：

1. 1 。 First, create a new workbook and on Sheet1 start off in row 1, column 1 (A1) and type in a few expense categories in the column.首先，创建一个新的作业簿，并于sheet1开始起飞，在连续1 ，第1栏第（ A1 ） ，并键入一些支出类别中柱。 For example, here’s what I came up with:举例来说，这里就是我想出了：

2. 2 。 Now that you got your reference list, go ahead and select the cells with the data in them.现在，你有你的参考名单中，继续并选择细胞与数据。 In our case, we’ll select the cells from A1 to A7.在我们的情况，我们将选择细胞从A1至A7诱导。 Left click on A1 and hold the mouse button down and drag until you get to A7.左击A1和掌握鼠标左键，并拖动，直至你能回答7 。

3. 3 。 Now in the box next to the formula textbox on the left (also called the Name box), type in a name for your list.现在，在旁边的方框公式对TextBox的左侧（也称为名称框中） ，键入一个名字，为你的名单上。 I typed in Expenses for our list. i打字费用，为我们的名单上。 Doing this basically gives the cells from A1 to A7 a name so that the group of cells can now be referenced by a name rather than saying A1 through A7.这样做，基本上给人的细胞从A1至A7原药的名称，使该组的细胞，现在可以参照的一个名称，而不是说的A1通过回答7 。

4. 4 。 Now we can use our list to create a dropdown menu with those values.现在，我们就可以使用我们的名单，以建立一个下拉菜单与这些价值观。 First select the cell where you want your dropdown list to be created.首先选择细胞您想要的下拉列表中去创造。 This can be on the same sheet or on a differnet sheet.这可以就同一资产负债表或者对某一differnet表。 I went ahead and selected cell A1 on Sheet2 for example.我到前面和选定的细胞体A1 sheet2为例。

Next, go to the top menu and choose Data and then Validation .接下来，到顶级菜单，并选择数据 ，然后再验证 。 On the Settings tab choose List under the Allow heading.关于设置选项卡选择名单下允许的标题。 Make sure In-cell dropdown is selected and then type in the name that we had just created earlier ( Expenses in this case) with an = sign in the front.确保在细胞下拉选中，然后键入名字，我们刚刚创建较早（ 开支，在这种情况下） ，加上=登录前方。 So it should be “=Expenses “.所以应该" =费用 " 。

Click OK and you’ll now see that the current cell you had selected has a little arrow pointing down next to it.单击确定 ，你就会看到，目前的细胞，你已经选定了一个小箭头指向旁边。 Click on the arrow and you’ll see the list of items from that we have typed into Sheet1.点击这个箭头，你会看到的物品清单，由我们打字到sheet1 。

That’s it!就是这么简单！ Remember, this can be used on any Excel sheet where you have some kind of lookup list that needs to be typed in over and over again.请记住，这可以用于任何的Excel表那里你有一些种查找名单并需要以键入并再次改革。 Using Data Validation, you can avoid human errors and increase efficiency.用数据验证，你能避免人为的错误和提高效率。

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