How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists Как использовать файлы данных в Microsoft Excel для создания раскрывающихся списков

Posted on May 13, 2007 at 10:04 pm Добавлено 13 мая 2007 г. в 10:04 вечера

Make sure to read other posts from the Excel Tutorials series! Обязательно читать другие посты из Excel Обучение серии!

Microsoft Excel Basics Tutorial - Learning how to use Excel Основы Microsoft Excel Учебник обучения, как использовать Excel
Excel Tips & Tricks - How to unprotect only a portion of an Excel spreadsheet Excel Трюки и Советы - Как снять защиту лишь часть в Excel таблицу
Excel Basics - How to use the Conditional Sum wizard Excel - Основы Как пользоваться Условные сум мастера
How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists Как использовать файлы данных в Microsoft Excel для создания раскрывающихся списков
Excel Tutorial - How to make a simple graph or chart in Excel Excel Учебник - Как сделать простой график или диаграмму в Excel
Excel Tutorial - Example of how to use the VLOOKUP function Учебник Excel - Пример, как использовать VLOOKUP функции

If you’re a big Excel user, then you may have found yourself in a situation where you wished you could have simply picked a value for a cell from a dropdown list of choices rather than having to copy and paste text between cells. Если вы большой Excel пользователь, то вы, возможно, найти себя в ситуации, когда вы хотели бы Вы просто выбрали значение ячейки из раскрывающегося списка выбора, а не скопировать и вставить текст между клеток. For example, let’s say you have an Excel sheet for your own personal budget and every time you enter a transaction on a new row, you type in whether it’s an expense or it’s income. Например, допустим, что у вас есть Excel лист для вашего собственного личного бюджета, и каждый раз, когда вы вводите сделки на новую строку, введите ли это ущерб или дохода.

Well sometimes you can type it in incorrectly or you might have a long list of different types of expenses and incomes, so this can be a pain to maintain and remember. Ну иногда можно ввести его в неправильно или вы можете длинный перечень различных видов расходов и доходов, так что это может вызвать сохранить и запомнить. An easy solution in Excel is to create your own dropdown list of choices pulled from a particular column on the same sheet or another sheet. Самый простой решение в Excel заключается в том, чтобы создать свой собственный раскрывающегося списка выбора извлекается из конкретной колонке по одному листу или другой лист. This can be very useful because now you can use one sheet to store all of your reference lists and use them on any other sheet in the workbook. Это может быть очень полезным, поскольку теперь вы можете использовать один лист хранить все ваши ссылки списков и использовать их на любом другом листе в журнале.

So how do we do this? Так как мы делаем это? It’s actually not very difficult! Это фактически не очень трудно! Here’s how: Вот как:

1. First, create a new workbook and on Sheet1 start off in row 1, column 1 (A1) and type in a few expense categories in the column. Во-первых, создать новый журнал и Sheet1 начать в строке 1, столбце 1 (A1) и введите несколько категорий счет в столбце. For example, here’s what I came up with: Например, вот то, что я пришел с:

2. Now that you got your reference list, go ahead and select the cells with the data in them. Теперь, когда Вы получили Ваш список, идти вперед и выберите ячейки с данными, содержащимися в них. In our case, we’ll select the cells from A1 to A7. В нашем случае мы выберем клетки с A1 на А7. Left click on A1 and hold the mouse button down and drag until you get to A7. Левое нажать на A1 и удерживайте кнопку мыши и перетащите вниз пока не дойдете до A7.

3. Now in the box next to the formula textbox on the left (also called the Name box), type in a name for your list. Теперь в поле рядом с формулой текстом слева (также называемый Имя ящика) введите название для списка. I typed in Expenses for our list. Я набрал в расходы для нашего списка. Doing this basically gives the cells from A1 to A7 a name so that the group of cells can now be referenced by a name rather than saying A1 through A7. Проделав это, в основном дает клеток из A1 в A7 название тем, что группа клеток теперь можно ссылаться имя, а не говоря A1 через А7.

4. Now we can use our list to create a dropdown menu with those values. Теперь мы можем использовать наш список для создания выпадающего меню, с этим ценностям. First select the cell where you want your dropdown list to be created. Сначала выберите ячейку, где вы хотите, чтобы в раскрывающемся списке, который будет создан. This can be on the same sheet or on a differnet sheet. Это может быть на том же листе или на differnet листе. I went ahead and selected cell A1 on Sheet2 for example. Я пошел вперед и отдельные ячейку A1 на Sheet2 например.

Next, go to the top menu and choose Data and then Validation . Затем перейдите к строке меню и выбор данных, а затем проверка. On the Settings tab choose List under the Allow heading. На вкладке "Настройки" выберите список под заголовком Разрешить. Make sure In-cell dropdown is selected and then type in the name that we had just created earlier ( Expenses in this case) with an = sign in the front. Убедитесь, что в раскрывающемся ячейки выбрана и затем введите имя, что мы только что создали ранее (Расходы в этом случае) с = входа в передней. So it should be “=Expenses “. Таким образом, должно быть "= Расходы".

Click OK and you’ll now see that the current cell you had selected has a little arrow pointing down next to it. Нажмите OK и вы сейчас видим, что нынешние камеры вы избрали имеет мало стрелкой вниз рядом с ней. Click on the arrow and you’ll see the list of items from that we have typed into Sheet1. Нажмите на стрелку и вы увидите список элементов, которые мы ввели в Sheet1.

That’s it! Вот и все! Remember, this can be used on any Excel sheet where you have some kind of lookup list that needs to be typed in over and over again. Помните, это может быть использован в любой лист Excel где есть какой-то список поиска, который необходимо ввести в их снова и снова. Using Data Validation, you can avoid human errors and increase efficiency. Использование данных проверки, вы можете избежать человеческих ошибок и повышения эффективности.

If you enjoyed this post, make sure you Если вам понравилось это сообщение, убедитесь, что subscribe to my RSS feed подписаться на мой канал ! !

» Filed Under Согласно поданной » MS Office Tips MS Office советы