How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists Comment utiliser la validation de données dans Microsoft Excel pour créer des listes déroulantes

Posted on May 13, 2007 at 10:04 pm Posté le 13 mai 2007 à 10:04 PM

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If you’re a big Excel user, then you may have found yourself in a situation where you wished you could have simply picked a value for a cell from a dropdown list of choices rather than having to copy and paste text between cells. Si vous êtes un gros utilisateur Excel, vous pourriez alors vous avez trouvé dans une situation où vous avez souhaité vous auriez pu simplement choisi une valeur pour une cellule à partir d'une liste déroulante de choix plutôt que d'avoir à copier et coller du texte entre les cellules. For example, let’s say you have an Excel sheet for your own personal budget and every time you enter a transaction on a new row, you type in whether it’s an expense or it’s income. Par exemple, disons que vous avez une feuille Excel pour vos besoins personnels et de budget et chaque fois que vous saisissez une transaction sur une nouvelle ligne, tapez qu'il s'agisse d'une dépense ou de ses revenus.

Well sometimes you can type it in incorrectly or you might have a long list of different types of expenses and incomes, so this can be a pain to maintain and remember. Eh bien, parfois, vous pouvez le saisir correctement ou que vous pourriez avoir une longue liste de différents types de dépenses et de revenus, ainsi ceci peut être une douleur à maintenir et à mémoriser. An easy solution in Excel is to create your own dropdown list of choices pulled from a particular column on the same sheet or another sheet. Une solution facile dans Excel est de créer votre propre liste déroulante de choix tirée à partir d'une colonne sur la même feuille ou une autre feuille. This can be very useful because now you can use one sheet to store all of your reference lists and use them on any other sheet in the workbook. Cela peut être très utile parce que maintenant vous pouvez utiliser une fiche pour stocker toutes vos listes de référence et de les utiliser sur une autre feuille dans le classeur.

So how do we do this? Alors, comment faisons-nous cela? It’s actually not very difficult! C'est en fait pas très difficile! Here’s how: Voici comment:

1. First, create a new workbook and on Sheet1 start off in row 1, column 1 (A1) and type in a few expense categories in the column. Tout d'abord, créez un nouveau classeur et sur Sheet1 commencer à la ligne 1, colonne 1 (A1) et de saisir quelques catégories de dépenses dans la colonne. For example, here’s what I came up with: Par exemple, voici ce que j'ai trouvé avec:

2. Now that you got your reference list, go ahead and select the cells with the data in them. Maintenant que vous avez obtenu votre liste de référence, aller de l'avant et de sélectionner les cellules avec les données qui s'y trouvent. In our case, we’ll select the cells from A1 to A7. Dans notre cas, nous allons sélectionner les cellules de A1 à A7. Left click on A1 and hold the mouse button down and drag until you get to A7. Clic gauche sur l'A1 et maintenez le bouton de la souris et faites-la glisser vers le bas jusqu'à ce que vous arriviez à l'A7.

3. Now in the box next to the formula textbox on the left (also called the Name box), type in a name for your list. Maintenant dans la case à côté de la formule de texte sur la gauche (appelée également la case Nom), entrez le nom de votre liste. I typed in Expenses for our list. J'ai tapé dans les dépenses pour notre liste. Doing this basically gives the cells from A1 to A7 a name so that the group of cells can now be referenced by a name rather than saying A1 through A7. Faire cela donne essentiellement les cellules de A1 à A7 un nom, afin que le groupe de cellules peut maintenant être référencée par un nom plutôt que de dire A1 à A7.

4. Now we can use our list to create a dropdown menu with those values. Nous pouvons maintenant utiliser notre liste afin de créer un menu déroulant avec ces valeurs. First select the cell where you want your dropdown list to be created. Sélectionnez tout d'abord la cellule où vous voulez que votre liste déroulante à créer. This can be on the same sheet or on a differnet sheet. Cela peut être sur la même feuille ou sur une feuille de différentes. I went ahead and selected cell A1 on Sheet2 for example. Je suis allé devant et sélectionnez la cellule A1 sur Sheet2 par exemple.

Next, go to the top menu and choose Data and then Validation . Ensuite, cliquez sur le menu principal et choisissez Données puis Validation. On the Settings tab choose List under the Allow heading. Dans l'onglet Paramètres choisissez Liste dans le cadre de la Permettez rubrique. Make sure In-cell dropdown is selected and then type in the name that we had just created earlier ( Expenses in this case) with an = sign in the front. Assurez-vous que les cellules En déroulant est sélectionné, puis tapez le nom que l'on vient de créer précédemment (Frais dans le cas présent) avec un signe = à l'avant. So it should be “=Expenses “. Il faut donc la "= Dépenses».

Click OK and you’ll now see that the current cell you had selected has a little arrow pointing down next to it. Cliquez sur OK et vous allez maintenant voir que la cellule que vous aviez sélectionné dispose d'une petite flèche pointant vers le bas à côté. Click on the arrow and you’ll see the list of items from that we have typed into Sheet1. Cliquez sur la flèche et vous verrez la liste des questions à partir de ce que nous avons tapé dans Sheet1.

That’s it! That's it! Remember, this can be used on any Excel sheet where you have some kind of lookup list that needs to be typed in over and over again. Rappelez-vous, cet outil peut être utilisé sur n'importe quelle feuille Excel dans lequel il faut rechercher une sorte de liste qui doit être dactylographié en plusieurs fois. Using Data Validation, you can avoid human errors and increase efficiency. Utilisation des données de validation, vous pouvez éviter les erreurs humaines et d'accroître l'efficacité.

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One Response to “How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists” One Response to "Comment utiliser la validation de données dans Microsoft Excel pour créer des listes déroulantes"

  1. Ritu said on : Ritu dit: January 7th, 2008 at 5:03 pm 7 janvier 2008 à 5:03 pm

    Very good stuff Very good stuff


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