How to use Data Validation in Microsoft Excel to create dropdown lists Cómo utilizar validación de datos en Microsoft Excel para crear listas desplegable

Posted on May 13, 2007 at 10:04 pm Enviado el 13 de mayo de 2007 a 10:04 horas

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If you’re a big Excel user, then you may have found yourself in a situation where you wished you could have simply picked a value for a cell from a dropdown list of choices rather than having to copy and paste text between cells. Si usted es un gran usuario de Excel, entonces puede ser que han encontrado en una situación en la que usted desea usted puede simplemente han escogido un valor para una celda de una lista desplegable de opciones en lugar de tener que copiar y pegar texto entre las células. For example, let’s say you have an Excel sheet for your own personal budget and every time you enter a transaction on a new row, you type in whether it’s an expense or it’s income. Por ejemplo, digamos que usted tiene una hoja Excel para su propio presupuesto personal y cada vez que se introduce una transacción sobre una nueva fila, que escribe en si es un gasto o sus ingresos.

Well sometimes you can type it in incorrectly or you might have a long list of different types of expenses and incomes, so this can be a pain to maintain and remember. Bueno a veces puede escribir en forma incorrecta o que pueda tener una larga lista de los diferentes tipos de gastos y de ingresos, así que esto puede ser un dolor de mantener y recordar. An easy solution in Excel is to create your own dropdown list of choices pulled from a particular column on the same sheet or another sheet. Una solución fácil en Excel es crear su propia lista desplegable de opciones se retiraron de una columna en la misma u otra hoja de papel. This can be very useful because now you can use one sheet to store all of your reference lists and use them on any other sheet in the workbook. Esto puede ser muy útil porque ahora puede utilizar una hoja de almacenar todos sus listas de referencias y utilizarlos en cualquier otra hoja de la hoja de cálculo.

So how do we do this? ¿Cómo lo hacemos? It’s actually not very difficult! En realidad es muy difícil no! Here’s how: He aquí cómo:

1. First, create a new workbook and on Sheet1 start off in row 1, column 1 (A1) and type in a few expense categories in the column. En primer lugar, crear una nueva hoja de trabajo y sobre Sheet1 comenzar en la fila 1, columna 1 (A1), y escribir unas cuantas categorías de gastos en la columna. For example, here’s what I came up with: Por ejemplo, esto es lo que se me ocurre con:

2. Now that you got your reference list, go ahead and select the cells with the data in them. Ahora que ya tiene su lista de referencias, seguir adelante y seleccione las celdas con los datos en ellas. In our case, we’ll select the cells from A1 to A7. En nuestro caso, vamos a seleccionar las celdas de A1 a A7. Left click on A1 and hold the mouse button down and drag until you get to A7. Haga clic sobre A1 y mantenga el botón del ratón y arrastre hacia abajo hasta llegar a la A7.

3. Now in the box next to the formula textbox on the left (also called the Name box), type in a name for your list. Ahora en la casilla situada junto a la fórmula de texto a la izquierda (también llamada el cuadro Nombre), escriba un nombre para su lista. I typed in Expenses for our list. , Escribimos en nuestra lista de gastos. Doing this basically gives the cells from A1 to A7 a name so that the group of cells can now be referenced by a name rather than saying A1 through A7. Al hacer esto se da fundamentalmente en las células de A1 a A7 un nombre para que el grupo de células pueden ser referenciados por un nombre en lugar de decir A1 través A7.

4. Now we can use our list to create a dropdown menu with those values. Ahora podemos usar nuestra lista para crear un menú desplegable con esos valores. First select the cell where you want your dropdown list to be created. En primer lugar, seleccione la celda en la que desea su lista desplegable que se cree. This can be on the same sheet or on a differnet sheet. Esto puede ser en la misma hoja o en una differnet hoja. I went ahead and selected cell A1 on Sheet2 for example. Me fui adelante y seleccionado la celda A1 en Sheet2 por ejemplo.

Next, go to the top menu and choose Data and then Validation . A continuación, vaya al menú superior y elegir de validación de datos y, a continuación. On the Settings tab choose List under the Allow heading. En la ficha Configuración seleccione Permitir a la lista bajo la partida. Make sure In-cell dropdown is selected and then type in the name that we had just created earlier ( Expenses in this case) with an = sign in the front. Asegúrese En células desplegable está seleccionado y, a continuación, escriba el nombre que habíamos creado antes (los gastos en este caso) con un signo = en la parte delantera. So it should be “=Expenses “. Así que debería ser "= gastos".

Click OK and you’ll now see that the current cell you had selected has a little arrow pointing down next to it. Haga clic en Aceptar y podrá ver ahora que la actual celda que ha seleccionado tiene un poco de flecha apuntando hacia abajo junto a ella. Click on the arrow and you’ll see the list of items from that we have typed into Sheet1. Haga clic en la flecha y verá la lista de los temas de que hemos escrito en Sheet1.

That’s it! ¡Eso es todo! Remember, this can be used on any Excel sheet where you have some kind of lookup list that needs to be typed in over and over again. Recuerde, este puede ser utilizado en cualquier hoja Excel donde usted tiene algún tipo de lista de búsqueda que necesita ser escrito en una y otra vez. Using Data Validation, you can avoid human errors and increase efficiency. Uso de validación de datos, puede evitar errores humanos y aumentar la eficiencia.

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