How to avoid having to unsend emails in Microsoft Outlook Comment éviter d'unsend e-mails dans Microsoft Outlook

Posted on December 6, 2007 at 4:08 pm Posté le 6 décembre 2007 à 4:08 pm

One of the biggest problems I have come across lately with clients is the accidental sending of emails to people who were not supposed to get them for whatever reason! Un des plus gros problèmes que j'ai vu ces derniers temps avec les clients est la accidentelle envoi de mails à des personnes qui n'étaient pas censés faire pour quelque raison que ce soit! Whether someone was in a fit of rage and fired off a cruel email to a friend or co-worker or whether Outlook just auto-filled the wrong name when you started typing and sent off a love email to your grandfather, it’s nearly impossible to unsend emails sent from Outlook . Si quelqu'un était dans un accès de rage, et ont tiré sur un traitement cruel courriel à un ami ou à un collègue de travail ou si Outlook automatiquement remplis juste un mauvais nom quand vous avez commencé à taper et envoyées à l'extérieur d'un amour e-mail à votre grand-père, il est presque impossible Unsend e-mails envoyés à partir d'Outlook.

If you’ve had this happen to you before and you would like to try avoiding it again, there’s a simple trick that you can use that I learnt from a blogging buddy whereby any email that you send from Outlook can be deferred for a set amount of time before it is actually sent from your Inbox. Si vous avez dû vous arriver ce avant et que vous souhaitez essayer d'éviter de nouveau, il ya un truc simple que vous pouvez utiliser que j'ai appris d'un copain blogging selon laquelle tout courriel que vous envoyez à partir de Outlook peut être différé pour une série Quantité de temps avant qu'il ne soit réellement envoyé à partir de votre boîte de réception. That’s actually quite awesome because if you fire off an email that you shouldn’t have, you still have time to calm down or figure out your mistake and delete the email before it’s sent. C'est effectivement tout à fait génial parce que si vous le feu au large de l'e-mail que vous ne devriez pas avoir, vous avez encore le temps de se calmer ou à identifier votre erreur et détruisez le message avant qu'il ne soit envoyé.

So how do you go about doing this in Outlook? Alors, comment vous faites pour faire cela dans Outlook? All you have to do is create a simple rule using the Rules and Alerts wizard. Tout ce que vous avez à faire est de créer une règle simple en utilisant les règles et les alertes assistant. Here it goes: Ici, il va:

From the top menu, go to Tools and then Rules and Alerts . Depuis le menu principal, allez dans Outils puis Règles et alertes.

Now we want to create a new rule, go click on the New Rule button at the top left. Maintenant, nous voulons créer une nouvelle règle, allez cliquer sur le bouton Nouvelle règle en haut à gauche. At the top, choose the “Start from a blank rule” option and select the option “Check messages after sending”. En haut, choisissez le "Démarrer à partir d'une règle vide" option et sélectionnez l'option "Vérifier les messages après l'envoi".

Click Next and don’t select anything for Step 2. Cliquez sur Suivant et ne sélectionnent rien pour l'étape 2. Step 2 is for any conditions that will let you filter the emails that the rule is applied to, however, we want every email we send to have this rule applied on, so click Next. Étape 2 est, pour toute situation qui vous permettra de filtrer les courriels que la règle est appliquée aux Cependant, nous voulons que tous les e-mails que nous envoyons à avoir appliqué cette règle, cliquez sur Suivant.

You may be asked if you want the rule to apply to every email that you send, so click Yes at the prompt. Il peut vous être demandé si vous voulez que la règle s'applique à tous les e-mails que vous envoyez, cliquez sur Oui à l'invite. On the next step, you can select the actions you want to perform on the email, so click on “Defer delivery by a number of minutes” . Sur l'étape suivante, vous pouvez sélectionner les actions que vous voulez effectuer sur le courrier électronique, donc cliquez sur «Différer la livraison d'un certain nombre de minutes».

In the bottom text box, you’ll see a new line appear with the words “a number of” highlighted as a link. Dans la zone de texte en bas, vous verrez une nouvelle ligne apparaît avec la mention "un certain nombre de" souligné comme un lien. Click on it and you can specify the number of minutes to delay emails before they are actually sent. Cliquez dessus et vous pouvez spécifier le nombre de minutes de retard emails avant qu'ils ne soient effectivement envoyés.

Choose whatever value you think is appropriate for yourself. Choisissez ce que vous pensez que la valeur est approprié pour vous. I set mine at 3 minutes just in case! J'ai mis le mien à 3 minutes au cas où! Click OK and then click Next. Cliquez sur OK, puis cliquez sur Suivant. The next step is exceptions, but again, don’t select anything here. La prochaine étape est d'exceptions, mais là encore, ne sélectionnent rien ici. Click Next and then give your rule a name and click Finish . Cliquez sur Suivant, puis donnez votre règle un nom et cliquez sur Terminer. Make sure the “Turn this rule on” box is checked. Assurez-vous que le «Tourner à cette règle» est cochée.

Now you can rest assured that if you ever accidentally send an email to the wrong person or send something you didn’t want the person to actually read, you can simply go into your Outbox and delete it before the deferred time ends! Maintenant, vous pouvez être assurés que si jamais vous envoyer un e-mail accidentellement à la mauvaise personne ou envoyer quelque chose que vous ne voulaient pas que la personne qui en fait lire, il vous suffit d'aller dans la boîte d'envoi et de le supprimer avant le temps différé ends! Neat! Enjoy! Source NirmalTV

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2 Responses to “How to avoid having to unsend emails in Microsoft Outlook” 2 Responses to "Comment éviter d'unsend e-mails dans Microsoft Outlook"

Nirmal Nirmal said on : Dit le: December 6th, 2007 at 11:04 pm 6 décembre 2007 à 11:04 pm
Well I had kept the delay as 2 min. J'avais bien gardé le retard de 2 min.
This is indeed a simple yet powerful trick. C'est en effet un truc simple mais puissant.

Peggy Duncan Peggy Duncan said on : Dit le: December 9th, 2007 at 10:08 pm December 9th, 2007 at 10:08 pm
I have mine set for 2 minutes. J'ai mis le mien pendant 2 minutes. I also created an exception to the rule because sometimes I’m ready to shut down and don’t want to wait. J'ai aussi créé une exception à la règle parce que parfois je suis prêt à fermer et ne veulent pas attendre. My exception: if I change a message’s Importance to low (in the Options), the email goes right out. Mon exception: si je modifie un message de l'importance à la basse (dans les options), le courrier électronique va droit.