Excel Basics - How to use the Conditional Sum wizard Excel Básico - Cómo utilizar el asistente de Suma Condicional

Posted on April 10, 2007 at 4:34 pm Enviado el 10 de abril de 2007 a 4:34 horas

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If you’re new to Excel and want to learn how to use it, check out my other posts first on the ABSOLUTE basics by clicking on “MS Office Tips” on the right hand menu. Si usted es nuevo al Excel y desea aprender cómo usarlo, consulte mis otros puestos en la primera ABSOLUTE básico, haga clic en "MS Office Tips" a la derecha del menú. In this little tutorial, we’re going to go through how you can use a handy little feature to perform a condition sum in Excel. En este pequeño capítulo, vamos a ir a través de la forma en que puede utilizar una pequeña función para realizar una condición de suma en Excel.

So what is a conditional sum? Así que, ¿qué es una suma condicional? Let’s say you have some employees, John, David and Craig and you have some sales figures for them over a period of weeks or months in an Excel sheet and you want to see the total sales for each salesperson separately without having to use filters or do other complicated stuff, then you can use a conditional sum and specify the condition to be used and the data to sum. Digamos que se tienen algunos empleados, John, y David Craig y usted tiene algunas cifras de ventas para ellos en un período de semanas o meses en una hoja y que quiere ver el total de ventas de cada vendedor por separado sin tener que usar filtros O hacer otras cosas complicadas, entonces usted puede utilizar una suma condicional y especificar la condición de que se utilizarán y la cantidad de datos.

It’s not that easy to understand when you read it, so let’s take a look at an example. No es fácil de entender que cuando usted las lee, así que vamos a echarle un vistazo a un ejemplo. Let’s say we have the following data in our Excel sheet: Supongamos que tenemos los siguientes datos en nuestra hoja Excel:

Now in order to get the sum of the sales for just John or just David, you’d have to type in the SUM function and then manually choose each row for that particular person! Ahora con el fin de obtener la suma de las ventas para la justa o simplemente John David, que usted tiene que escribir en el SUM función y, a continuación, elegir manualmente cada fila para que la persona en particular! Now that’s prone to error and wastes a lot of time. Ahora que la expuesta a error y desechos mucho tiempo. So let’s use conditional sums. Así que vamos a usar sumas condicional. First we need to activate this feature, since it is not enabled by default in Excel. En primer lugar hay que activar esta función, ya que no está habilitado por defecto en Excel.

Go to Tools and click on Add-ins . Ir al menú Herramientas y haga clic en Agregar complementos.

In the list that comes up, you should see a checkbox for “ Conditional Sum Wizard “. En la lista que aparece, debería ver una casilla de verificación para "Conditional Sum Wizard". Make sure to check that option. Asegúrate de comprobar que la variante.

Click OK and you’ll now find that the option for Conditional Sum is under the Tools menu. Haga clic en Aceptar y usted encontrará que la opción de Suma es condicional en el menú Herramientas. You don’t have to restart Excel or anything like that. Usted no tiene que reiniciar Excel o algo así.

Now to get started, choose Conditional Sum for the Tools menu. Ahora para empezar, elija Suma condicional para el menú Herramientas. The wizard has 4 steps and they are kinda straightforward, but it took me even two or three tries before I got the thing to work correctly! El asistente tiene 4 pasos y son bastante sencillos, pero que me llevó incluso dos o tres intentos antes de que la cosa tiene que trabajar correctamente! So I’ll explain as we go along…Firstly, on step 1 of 4, choose the entire data set including the column headers. Así que voy a explicar a medida que avanzamos… En primer lugar, en el paso 1 de 4, elija todo el conjunto de datos incluyendo los encabezados de las columnas. You want to choose all the columns because later on you have to tell which column is going to be used for the condition and which column is to be summed up. Usted desea elegir todas las columnas, porque más adelante lo que tiene que decir a la columna que se va a usar para la condición y la columna que se va a resumir. As you can see, I selected all three columns from row 1 to row 13. Como puede ver, he seleccionado las tres columnas de la fila 1 hasta la fila 13.

In Step 2 of 4, you are asked which column you want to sum and which column you want to evaluate. En el paso 2 de 4, se le pide que la columna que desea que la columna y la suma que desea evaluar. Excel was smart enough to choose the “ Sales Amount ” column as my sum column. Excel fue lo suficientemente inteligente como para elegir el "Sales Amount" columna suma como mi columna. However, I had to change the evaluate column to Salesperson and then choose the exact value for which I wanted the sum to be calculated for. Sin embargo, he tenido que cambiar la columna para evaluar Vendedor y luego elegir el valor exacto de la que yo quería que la suma que se calcula para. In this case, I chose David , so that we can see the sum of David’s sales. En este caso, opté David, de modo que podemos ver la suma de las ventas de David. Click the Add Condition button to add the condition to the condition list. Haga clic en el botón Agregar / condición para añadir la condición a la condición de lista. As you can see, you can add more than one condition, so if you have other columns and you want to filter it down even more, you can do that by just choosing another column and picking a value. Como puede ver, puede agregar más de una condición, de modo que si usted tiene otras columnas y que desee filtrar abajo aún más, lo podrá hacer con sólo elegir otra columna y escoger un valor.

Next, on Step 3, you can choose whether to just put the formula in the sheet or to also put conditional value (David) into the sheet. A continuación, en el paso 3, puede decidir si desea o simplemente poner la fórmula en la hoja o también a poner valor condicional (David) en la hoja. I just chose the formula. Me eligieron la fórmula.

Finally, just choose where you want the data to be placed on your sheet and you’re done! Por último, acaba de elegir en la que desea los datos que se colocan en su hoja y listo!

And now you have the sales for only David without having to use filters or copy and paste the data somewhere else. Y ahora usted tiene la venta por sólo David, sin tener que utilizar los filtros o copiar y pegar los datos en otro lugar.

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One Response to “Excel Basics - How to use the Conditional Sum wizard” Una Respuesta a "Excel Básico - Cómo utilizar el asistente de Suma Condicional"

  1. nyla said on : Nyla dice sobre: September 21st, 2007 at 7:49 pm El 21 de septiembre de 2007 a 7:49 horas

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    Thanks Gracias


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