Master Excel Tables with AutoFilter and Subtotal掌握Excel表格與自動和小計
Posted on April 9, 2008 at 5:23 am張貼於2008年4月9日在上午05時23分
How much of Microsoft Excel are you using?有多大的Microsoft Excel您使用的呢？ I thought so.我以為如此。 Get ready because we’re stepping it up another notch. Excel is a powerful but often underutilized tool.做好準備，因為我們正在加強它的另一個缺口。 Excel中是一個功能強大，但往往充分利用的工具。 Many of us use it every day to plan and track budgets, analyze marketing data, and occasionally to do more important things such as manage the office March Madness pool.我們很多人使用它每天都在計劃和預算的跟踪，分析銷售數據，偶爾做更重要的事情，如管理辦公室三月瘋狂池。 Several Online Tech Tips posts have already covered clever but unfamiliar functions like幾個在線技術秘訣的職位已經涵蓋聰明，但不熟悉的功能，如 VLOOKUP vlookup and和 SUMIF sumif . 。 Now it’s time for another round of Outrageous Excel Tips!現在的時間為另一輪的離譜Excel的秘訣！
I’m going to illustrate two Excel features which, used in concert, make tabular analysis a snap.我要說明兩個Excel功能，所用的音樂會，使表格分析管理單元。 Tabular data is what you get from a database extract or CSV file.表格數據是您得到什麼從數據庫中提取或CSV文件。 The AutoFilter and oft-overlooked Subtotal functions, like peanut butter and chocolate, are meant to be used together. They provide an easy way to “code” a spreadsheet to do subsets, sums, averages, counts, and more. 自動和經常忽略了小計的功能，如花生醬和巧克力，是要一起使用他們提供一種簡單的方法來“代碼”一試算表做子，總結，平均值，計數，及更多。
The Excel table below is an extract of our company’s purchases by department. Excel表下面是摘錄我們公司的採購部門。 We have a typical “header” row, followed by 11 data rows.我們有一個典型的“頭”連續，其次是11月的數據行。 You can see the functions I included for this table: Sum, Count, Min and Average.你可以看到的職能i列入此表：總之，計數，閔和平均水平。 More about them later.更多關於他們稍後。
Now, the boss comes in and needs to see just how much advertising airtime the Marketing people are purchasing, and how much we are paying.現在，老闆來在和需求，看看有多少廣告時段，營銷人所購買的，和我們是多麼支付。 AutoFilter gives us the power to make entire rows visible or invisible based on cell contents.自動賦予我們的權力，使整個行的有形或無形的基礎上細胞的內容。 The Subtotal function updates the Sum, Count, Min and Average accordingly.小計功能更新的總和，計數，閔和平均。 Let’s quickly add an AutoFilter.讓我們快速添加一個自動的。
Excel AutoFilter Excel的自動篩選
To add AutoFilter, select the entire range of cells, including the header row containing the column labels (A1:F12).新增自動，選擇整個單元格範圍，包括標題行包含列的標籤（格A1 ：按F12 ） 。 Then use Data -> Filter -> AutoFilter.然後使用數據-> “過濾器- >”自動篩選。 Now you can see the filter indicator above each column in the table:現在，您可以看到篩選指標，上述每個列的表：
The neat thing is this: click on any column heading, and AutoFilter gives you a drop-down list of values in the column for you to select from, and filters the entire table for the result:該整齊的事情是這樣的：點擊任何一個欄位標題，並自動為您提供的下拉式清單列中的值為您選取，和過濾器對整個表的結果：
The lists are dynamic based on table contents, so adding a row or changing an existing value means the drop-down list is updated also.名單是動態的基礎上表內容，所以加入一排或改變現有的價值是指下拉列表更新也。 You can show all values (default), select just one value, or create a custom filter based on boolean logic.您可以顯示所有的價值觀（默認） ，選擇只有一個價值，或者建立一個自定義過濾器基於布爾邏輯。 In this example we need to select the “Airtime” value.在這個例子中我們需要選擇“通話時間”的價值。
The result is:結果是：
AutoFilter acts by making rows visible and invisible.自動的行為，使行有形及無形。 The original eleven data rows are still present, although some are invisible based on the selected filter.原來的11數據行仍然存在，雖然有些是無形的基礎上，選定的過濾器。 A2:F12 is still data range.答2 ：按F12仍然是數據範圍。
We quickly see the two “Airtime” buys in this dataset, and the average price paid is $5000.我們很快地看到“兩個時段， ”買在這方面的數據集，以及平均所付出的代價是5000元。 Use the drop down filters to select all values again, or select a different value, and do it on any number of columns.使用下拉過濾器來選擇所有值一次，或選擇一個不同的價值，這樣做對任何數目的列。 Depending on your table, some columns will make sense for filtering and others may not.根據您的表中，一些欄目將作出明智的過濾和其他可能不會。
Excel Subtotals Excel中的小計
In this example, the values for Sum, Count, Min, and Average update based on the filter automatically because of the powerful Subtotalfunction Subtotalfunction.在這個例子中，值總和，計數，安民，和平均更新的基礎上，過濾器會自動因為強大的subtotalfunction subtotalfunction 。 Subtotal operates only on visible rows of data in a range, so it’s great in combination with AutoFilters.小計只在可見的資料列在一個範圍內，因此它的偉大，在結合autofilters 。 Subtotal is also simple to set up. The syntax for Subtotal is:小計，也是簡單的成立。語法小計是：
=Subtotal(function#, range) =小計（功能編號，範圍）
Okay, you do have to know the “function #” which is a pain. Are you listening MicroSoft?好吧，你要知道“功能＃ ”這是一個痛苦。你聽微軟？ Here is the list of commonly used functions with Subtotal.這裡是名單常用的功能，與小計。 Others can be accessed by searching Excel Help:別人可以訪問搜索Excel幫助：
| Function #功能＃ | Function Name函數名稱 |
| 101 | AVERAGE平均 |
| 102 | COUNT計數 |
| 104 | MAX最高 |
| 105 | MIN民 |
| 109 | SUM總結 |
In the example the Sum, Count, Min and Averages are obtained by these respective formulae:在例子的總和，計數，閔和的平均數，得到了這些各自的計算公式：
SUM =Subtotal(109,F2:F12) 總結 =小計（ 109 ， F2的：按F12 ）
COUNT =Subtotal(102,F2:F12) 計數 =小計（ 102 ， F2的：按F12 ）
MIN =Subtotal(105,F2:F12) 民 =小計（ 105 ， F2的：按F12 ）
AVERAGE =Subtotal(101,F2:F12) 平均 =小計（ 101 ， F2的：按F12 ）
Now that you have seen the power of AutoFilter and Subtotal , go give it a shot.現在你已經看到了權力和自動小計 ，請給它一個鏡頭。 After all, Fantasy-League baseball is just starting.畢竟，幻想-棒球是剛剛開始。
Pete Kushmeider, Writer and blogger皮特kushmeider ，作家和Blogger
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