Master Excel Tables with AutoFilter and Subtotal Мастер таблиц Excel с Автофильтр и промежуточного итога

Posted on April 9, 2008 at 5:23 am Отправлен 9 апреля 2008 года в 5:23 утра

How much of Microsoft Excel are you using? Сколько из Microsoft Excel вы используете? I thought so. Я думал так. Get ready because we’re stepping it up another notch. Excel is a powerful but often underutilized tool. Итак, поскольку мы активизируют его вырезы другого. Excel является мощным, но зачастую недостаточно инструмент. Many of us use it every day to plan and track budgets, analyze marketing data, and occasionally to do more important things such as manage the office March Madness pool. Многие из нас, использовать его каждый день планировать и отслеживать бюджетов, анализ маркетинговых данных, а иногда и сделать более важные вещи, такие, как управлять офис марта Madness бассейн. Several Online Tech Tips posts have already covered clever but unfamiliar functions like Несколько Интернет Технология Советы должностей уже охвачены умный, но незнакомые функции, как VLOOKUP VLOOKUP and и SUMIF SUMIF . Now it’s time for another round of Outrageous Excel Tips! Теперь пришло время для очередного раунда возмутительно Excel Советы!

I’m going to illustrate two Excel features which, used in concert, make tabular analysis a snap. Я собираюсь проиллюстрировать две черты, Excel, используемые в концерте, сделать табличный анализ несложно. Tabular data is what you get from a database extract or CSV file. Табличных данных является то, что вы получаете от базы данных экстракта или CSV-файла. The AutoFilter and oft-overlooked Subtotal functions, like peanut butter and chocolate, are meant to be used together. They provide an easy way to “code” a spreadsheet to do subsets, sums, averages, counts, and more. Автофильтр и часто игнорируются Итого функций, например, арахисового масла и шоколада, предназначены для использования вместе. Они обеспечивают легкий путь к "Код" таблицу делать подмножества, суммы, средние, подсчитывает, и многое другое.

The Excel table below is an extract of our company’s purchases by department. Excel таблицу ниже приводится выдержка из нашей компании, отдел закупок. We have a typical “header” row, followed by 11 data rows. У нас есть типичный "заголовок" подряд, после чего данные 11 строк. You can see the functions I included for this table: Sum, Count, Min and Average. Вы можете посмотреть функции, я включенных в этой таблице: Сумма, граф, Мин и Средняя. More about them later. Подробнее о них позже.

Now, the boss comes in and needs to see just how much advertising airtime the Marketing people are purchasing, and how much we are paying. Сейчас, босс приходит и потребности, чтобы понять, сколько эфирного времени реклама Маркетинг люди покупке, и сколько нам платят. AutoFilter gives us the power to make entire rows visible or invisible based on cell contents. Автофильтр дает нам право делать все строки видимыми или невидимыми основаны на содержимое ячейки. The Subtotal function updates the Sum, Count, Min and Average accordingly. Итого функция обновления Сумма, граф, Мин, а средняя соответственно. Let’s quickly add an AutoFilter. Давайте быстро добавить Автофильтр.

Excel AutoFilter Excel Автофильтр

To add AutoFilter, select the entire range of cells, including the header row containing the column labels (A1:F12). Чтобы добавить Автофильтр выберите весь спектр элементов, включая строку заголовка, содержащий колонку этикетки (A1: F12). Then use Data -> Filter -> AutoFilter. Тогда воспользуйтесь Data -> Filter -> Автофильтр. Now you can see the filter indicator above each column in the table: Теперь вы можете видеть выше показателя фильтра каждая колонка в таблице:

The neat thing is this: click on any column heading, and AutoFilter gives you a drop-down list of values in the column for you to select from, and filters the entire table for the result: Аккуратным дело заключается в следующем: щелкните по любому заголовку столбца, а Автофильтр позволяет раскрывающийся список значений в колонке для вас отбирать, фильтров и вся таблица для результата:

The lists are dynamic based on table contents, so adding a row or changing an existing value means the drop-down list is updated also. Списки носят динамичный характер на основе таблицы содержания, так добавив строку или изменения существующих значение в раскрывающемся списке значится также обновлен. You can show all values (default), select just one value, or create a custom filter based on boolean logic. Вы можете показать все величины (по умолчанию), выберите только одно значение, или создать пользовательский фильтр на основе логическое логики. In this example we need to select the “Airtime” value. В этом примере мы должны выбрать "Эфирное время" ценности.

The result is: Результат:

AutoFilter acts by making rows visible and invisible. Автофильтр актов, сделав строк видимыми и невидимыми. The original eleven data rows are still present, although some are invisible based on the selected filter. Оригинал одиннадцать данных строк еще до сих пор есть, хотя некоторые из них являются невидимыми на основе выбранных фильтров. A2:F12 is still data range. A2: F12 по-прежнему данных ассортимента.

We quickly see the two “Airtime” buys in this dataset, and the average price paid is $5000. Мы быстро увидеть две "Эфирное время" покупает в этом наборе данных, а средняя стоимость составляет $ 5000. Use the drop down filters to select all values again, or select a different value, and do it on any number of columns. Использование раскрывающегося фильтры для выбора всех значений, или выберите другое значение, и сделать это на любом количестве столбцов. Depending on your table, some columns will make sense for filtering and others may not. В зависимости от вашего стола, некоторые колонны будет иметь смысл для фильтрации и другие, возможно, нет.

Excel Subtotals Excel промежуточные суммы

In this example, the values for Sum, Count, Min, and Average update based on the filter automatically because of the powerful Subtotalfunction Subtotalfunction. В данном примере значения для Сум, граф, мин, а средняя обновления на основе фильтра автоматически из-за мощного Subtotalfunction Subtotalfunction. Subtotal operates only on visible rows of data in a range, so it’s great in combination with AutoFilters. Итого действует только на видимые строки данных в диапазоне, поэтому велика в сочетании с AutoFilters. Subtotal is also simple to set up. The syntax for Subtotal is: Итого также легко установить. Синтаксис Промежуточный итог заключается в следующем:

=Subtotal(function#, range) Итого = (функция #, диапазон)

Okay, you do have to know the “function #” which is a pain. Are you listening MicroSoft? Ну, вы знаете "функция #", который является боль. Прослушивания ли вы Microsoft? Here is the list of commonly used functions with Subtotal. Вот список наиболее часто используемых функций с Итого. Others can be accessed by searching Excel Help: Другие могут быть доступны для поиска Excel Помощь:

Function # Функция #	Function Name Имя функции
101	AVERAGE В СРЕДНЕМ
102	COUNT
104	MAX
105	MIN
109	SUM СГМ

In the example the Sum, Count, Min and Averages are obtained by these respective formulae: В примере Сум, граф, Мин и средние получаются эти соответствующих формул:

SUM =Subtotal(109,F2:F12) Итого = SUM (109, F2: F12)

COUNT =Subtotal(102,F2:F12) Count = Итого (102, F2: F12)

MIN =Subtotal(105,F2:F12) Итого min = (105, F2: F12)

AVERAGE =Subtotal(101,F2:F12) Итого средний = (101, F2: F12)

Now that you have seen the power of AutoFilter and Subtotal , go give it a shot. Теперь, когда вы уже видели мощь и Автофильтр Итого, искать его расстреляли. After all, Fantasy-League baseball is just starting. В конце концов, Fantasy-лига бейсбола является только начинается.

Pete Kushmeider, Writer and blogger Pete Kushmeider, писатель и блоггер

Technorati Tags: Technorati Tags: Excel , Data Analysis Анализ данных

Popularity: 2% [ Популярность: 2% [ ? ? ] ]

If you enjoyed this post, make sure you Если вам понравилась эта должность, убедитесь в том, subscribe to my RSS feed подписаться на мои канал ! !

» Filed Under », Поданной в соответствии с MS Office Tips MS Office советы