Tabelas mestras do Excel com AutoFilter e subtotal

Afixado abril em 9, 2008 em 5:23 am

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Quanto do Microsoft Excel você está usando? Eu pensei assim. Comece pronto porque nós estamos pisando ele acima de um outro entalhe. O Excel é uma ferramenta poderosa mas frequentemente underutilized. Muitos de nós uso diário à planta e aos orçamentos da trilha, analisa dados do marketing, e para fazer ocasionalmente umas coisas mais importantes como controle o pool da loucura de março do escritório. Diversos Pontas em linha do Tech os bornes têm coberto já funções inteligentes mas estranhas como VLOOKUP e SUMIF. Agora é hora para um outro círculo de Pontas Outrageous do Excel!

Eu estou indo ilustrar duas características do Excel que, usadas no concert, fazem análise tabular uma pressão. Os dados Tabular são o que você começa de um extrato da base de dados ou da lima de CSV. AutoFilter e oft-negligenciado Subtotal as funções, como a manteiga de amendoim e o chocolate, são significadas ser usadas junto. Fornecem uma maneira fácil “codificar” um spreadsheet para fazer subconjuntos, somas, médias, contagens, e mais.

A tabela do Excel abaixo é um extrato de compras da nossa companhia pelo departamento. Nós temos uma fileira típica do “encabeçamento”, seguida por 11 fileiras de dados. Você pode ver as funções I incluído para esta tabela: Soma, contagem, minuto e média. Mais sobre eles mais tarde.

Agora, a saliência vem dentro e necessita ver apenas quanto que anunciam o airtime os povos introduzindo no mercado estão comprando, e quanto nós estamos pagando. AutoFilter dá-nos o poder fazer fileiras inteiras visível ou invisível baseado em índices da pilha. A função do subtotal atualiza a soma, contagem, mínimo e médio conformemente. Let rapidamente adicionar um AutoFilter.

Excel AutoFilter

Para adicionar AutoFilter, selecione a escala inteira das pilhas, including a fileira do encabeçamento que contem as etiquetas da coluna (A1: F12). Então dados do uso -> Filtro -> AutoFilter. Agora você pode ver o indicador do filtro acima de cada coluna na tabela:

A coisa pura é esta: estale sobre todo o título de coluna, e AutoFilter dá-lhe uma lista drop-down dos valores na coluna para que você selecione de, e filtra-o a tabela inteira para o resultado:

As listas são dinâmicas baseadas em índices da tabela, assim que adicionando uma fileira ou mudando meios existentes de um valor a lista drop-down é atualizada também. You can show all values (default), select just one value, or create a custom filter based on boolean logic. In this example we need to select the “Airtime” value.

The result is:

AutoFilter acts by making rows visible and invisible. The original eleven data rows are still present, although some are invisible based on the selected filter. A2:F12 is still data range.

We quickly see the two “Airtime” buys in this dataset, and the average price paid is $5000. Use the drop down filters to select all values again, or select a different value, and do it on any number of columns. Depending on your table, some columns will make sense for filtering and others may not.

Excel Subtotals

In this example, the values for Sum, Count, Min, and Average update based on the filter automatically because of the powerful Subtotalfunction. Subtotal operates only on visible rows of data in a range, so it’s great in combination with AutoFilters. Subtotal is also simple to set up. The syntax for Subtotal is:

=Subtotal(function#, range)

Okay, you do have to know the “function #” which is a pain. Are you listening MicroSoft? Here is the list of commonly used functions with Subtotal. Others can be accessed by searching Excel Help: