Κύριοι πίνακες Excel με AutoFilter και το υποσύνολο

Ταχυδρομημένος στις 9 Απριλίου 2008 στις 5:23 AM

Σιγουρευτείτε για να διαβάσετε άλλες θέσεις από τη σειρά ακρών Excel!

  1. Πώς να μεταστρέψει μεταξύ των φύλλων εργασίας σε Excel
  2. Πώς να κάνει μια γραφική παράσταση να υπερέχει επάνω
  3. Microsoft Word: AutoText και AutoCorrect
  4. Κύριοι πίνακες Excel με AutoFilter και το υποσύνολο
  5. Πώς να προσθέσει τα σχόλια σε ένα κύτταρο φύλλων εργασίας Excel
  6. Άκρες και τεχνάσματα κρατών μελών Excel - πώς να μετρήσει τα πράγματα σε Excel

Πόσος της Microsoft Excel είναι εσείς που χρησιμοποιείτε; Σκέφτηκα έτσι. Πάρτε έτοιμος επειδή το περπατούμε επάνω σε μια άλλη εγκοπή.  Excel είναι ένα ισχυρό αλλά συχνά υποχρησιμοποιούμενο εργαλείο. Οι πολύτα από εμάς το χρησιμοποιούν καθημερινά στους προϋπολογισμούς σχεδίων και διαδρομής, αναλύουν τα στοιχεία μάρκετινγκ, και περιστασιακά για να κάνουν τα σημαντικότερα πράγματα όπως διαχειριστείτε τη λίμνη τρέλας Μαρτίου γραφείων. Αρκετοί Σε απευθείας σύνδεση άκρες τεχνολογίας οι θέσεις έχουν καλύψει ήδη τις έξυπνες αλλά άγνωστες λειτουργίες όπως VLOOKUP και SUMIF. Τώρα είναι χρόνος για έναν άλλο κύκλο Προσβλητικές άκρες Excel!

Πρόκειται να επεξηγήσω δύο χαρακτηριστικά γνωρίσματα Excel που, που χρησιμοποιούνται στη συναυλία, κάνουν συνοπτική ανάλυση μια θραύση. Το συνοπτικό στοιχείο είναι αυτό που παίρνετε από ένα απόσπασμα βάσεων δεδομένων ή ένα αρχείο CSV. AutoFilter και συχνά-αγνοημένος Υποσύνολο οι λειτουργίες, όπως το βούτυρο φυστικιών και τη σοκολάτα, προορίζονται να χρησιμοποιηθούν από κοινού.  Παρέχουν έναν εύκολο τρόπο «να κωδικοποιηθεί» ένας υπολογισμός με λογιστικό φύλλο (spreadsheet) για να κάνουν τα υποσύνολα, τα ποσά, τους μέσους όρους, τις αριθμήσεις, και περισσότερων.

Ο πίνακας Excel είναι κατωτέρω ένα απόσπασμα των αγορών της επιχείρησής μας από το τμήμα. Ακολουθούμε μια χαρακτηριστική σειρά «επιγραφών», από 11 σειρές στοιχείων. Μπορείτε να δείτε τις λειτουργίες που περιέλαβα για αυτόν τον πίνακα: Ποσό, αρίθμηση, λ. και μέσος όρος. Περισσότεροι για τους αργότερα.

clip_image002

Τώρα, ο προϊστάμενος μπαίνει και πρέπει να δει ακριβώς πόσος να διαφημίσει ότι airtime οι εμπορικοί άνθρωποι αγοράζουν, και πόσος πληρώνουμε. Το AutoFilter μας δίνει τη δύναμη να καταστήσει τις ολόκληρες σειρές ορατές ή αόρατο βασισμένο στο περιεχόμενο κυττάρων. Η λειτουργία υποσυνόλου ενημερώνει το ποσό, αρίθμηση, ελάχιστος και μέσος αναλόγως. Γρήγορα προσθέστε ένα AutoFilter.

Excel AutoFilter

Για να προσθέσει AutoFilter, επιλέξτε την ολόκληρη σειρά των κυττάρων, συμπεριλαμβανομένης της σειράς επιγραφών που περιέχει τις ετικέτες στηλών (Α1: F12). Then use Data -> Φίλτρο -> AutoFilter. Τώρα μπορείτε να δείτε το δείκτη φίλτρων επάνω από κάθε στήλη στον πίνακα:

clip_image004

Το τακτοποιημένο πράγμα είναι αυτό: χτυπήστε σε οποιοδήποτε τίτλο στηλών, και AutoFilter παραθέτει σας έναν εξελισσόμενο κατάλογο τιμών στη στήλη για σας που επιλέγετε από, και στα φίλτρα ο ολόκληρος πίνακας για το αποτέλεσμα:

clip_image006

Οι κατάλογοι είναι δυναμικοί βασισμένοι στο επιτραπέζιο περιεχόμενο, έτσι η προσθήκη μιας σειράς ή η αλλαγή μιας υπάρχουσας αξίας σημαίνει ότι ο εξελισσόμενος κατάλογος ενημερώνεται επίσης. You can show all values (default), select just one value, or create a custom filter based on boolean logic. In this example we need to select the “Airtime” value.

clip_image008

The result is:

clip_image010

AutoFilter acts by making rows visible and invisible. The original eleven data rows are still present, although some are invisible based on the selected filter. A2:F12 is still data range.

We quickly see the two “Airtime” buys in this dataset, and the average price paid is $5000. Use the drop down filters to select all values again, or select a different value, and do it on any number of columns. Depending on your table, some columns will make sense for filtering and others may not.

Excel Subtotals

In this example, the values for Sum, Count, Min, and Average update based on the filter automatically because of the powerful Subtotalfunction. Subtotal operates only on visible rows of data in a range, so it’s great in combination with AutoFilters. Subtotal is also simple to set up.  The syntax for Subtotal is:

=Subtotal(function#, range)

Okay, you do have to know the “function #” which is a pain.  Are you listening MicroSoft? Here is the list of commonly used functions with Subtotal. Others can be accessed by searching Excel Help:

Function # Function Name
101 AVERAGE
102 COUNT
104 MAX
105 MIN
109 SUM

In the example the Sum, Count, Min and Averages are obtained by these respective formulae:

SUM=Subtotal(109,F2:F12)

COUNT=Subtotal(102,F2:F12)

MIN=Subtotal(105,F2:F12)

AVERAGE=Subtotal(101,F2:F12)

Now that you have seen the power of AutoFilter and Subtotal, go give it a shot. After all,  Fantasy-League baseball is just starting.

Pete Kushmeider, Writer and blogger

Technorati Tags: ,

If you enjoyed this post, make sure you subscribe to my RSS feed!

» Filed Under MS Office Tips

Add to Delicious Save this page Mixx it Stir it up on Mixx
Reddit Add to Reddit StumbleUpon Stumble this page

Related Posts

One Response to “Master Excel Tables with AutoFilter and Subtotal”

  1. ( joe ) said on : June 5th, 2008 at 6:30 pm

    Excellent article…it was exactly what I needed to learn to solve a challenge I had.

    Great work!


Please post your comments/suggestions!