Master Excel Tables with AutoFilter and Subtotal Master-Excel-Tabellen mit AutoFilter und Teilsumme

Posted on April 9, 2008 at 5:23 am Gesendet am 9. April 2008 um 5:23

How much of Microsoft Excel are you using? Wie viel von Microsoft Excel verwenden Sie? I thought so. Ich dachte so. Get ready because we’re stepping it up another notch. Excel is a powerful but often underutilized tool. Machen Sie sich bereit, weil wir es Stepping eine andere Kerbe. Excel ist eine leistungsfähige aber oft vernachlässigte Instrument. Many of us use it every day to plan and track budgets, analyze marketing data, and occasionally to do more important things such as manage the office March Madness pool. Viele von uns benutzen es jeden Tag zu planen und zu verfolgen Budgets, Marketing-Daten analysieren, und gelegentlich zu tun wichtigere Dinge wie die Verwaltung des Amtes März Madness Pool. Several Online Tech Tips posts have already covered clever but unfamiliar functions like Mehrere Online-Tech-Tipps Stellen haben bereits vertraut, aber clevere Funktionen wie VLOOKUP SVERWEIS and und SUMIF SUMMEWENN . Now it’s time for another round of Outrageous Excel Tips! Jetzt ist es Zeit für eine neue Runde von Outrageous Excel-Tipps!

I’m going to illustrate two Excel features which, used in concert, make tabular analysis a snap. Ich gehe zur Veranschaulichung zwei Excel-Funktionen, die bei Verwendung Konzert, tabellarischen Analyse ein Kinderspiel. Tabular data is what you get from a database extract or CSV file. Tabellarische Daten ist das, was man aus einer Datenbank extrahieren oder CSV-Datei. The AutoFilter and oft-overlooked Subtotal functions, like peanut butter and chocolate, are meant to be used together. They provide an easy way to “code” a spreadsheet to do subsets, sums, averages, counts, and more. Die AutoFilter und oft übersehen Zwischensumme Funktionen, wie Erdnussbutter und Schokolade, sind dazu verwendet werden, zusammen. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, "Code" ein Tabellenkalkulationsprogramm zu tun Teilmengen, Summen, Durchschnitte, zählt, und vieles mehr.

The Excel table below is an extract of our company’s purchases by department. Die Excel-Tabelle ist ein Auszug unseres Unternehmens Käufe Abteilung. We have a typical “header” row, followed by 11 data rows. Wir haben eine typische "Header" Reihe, gefolgt von 11 Zeilen Daten. You can see the functions I included for this table: Sum, Count, Min and Average. Sie können die Funktionen, die ich auch für diese Tabelle: Sum, Count, Min und Durchschnittliche. More about them later. Mehr über sie später.

Now, the boss comes in and needs to see just how much advertising airtime the Marketing people are purchasing, and how much we are paying. Nun kommt der Chef auf und muss sehen, wie viel Sendezeit der Werbung Marketing Menschen sind Einkauf, und wie viel wir zahlen. AutoFilter gives us the power to make entire rows visible or invisible based on cell contents. AutoFilter gibt uns die Macht stehende, um ganze Zeilen sichtbar oder unsichtbar auf der Grundlage von Zell-Inhalten. The Subtotal function updates the Sum, Count, Min and Average accordingly. Die Zwischensumme Funktion aktualisiert die Summe, Graf, "Min" und "Durchschnittliche entsprechend. Let’s quickly add an AutoFilter. Let's schnell fügen Sie ein AutoFilter.

Excel AutoFilter Excel-AutoFilter

To add AutoFilter, select the entire range of cells, including the header row containing the column labels (A1:F12). So fügen Sie AutoFilter, wählen Sie den gesamten Bereich von Zellen, einschließlich der Header-Zeile mit den Etiketten Spalte (A1: F12). Then use Data -> Filter -> AutoFilter. Dann nutzen Sie Daten -> Filter -> AutoFilter. Now you can see the filter indicator above each column in the table: Nun können Sie den Filter Anzeige über jede Spalte in der Tabelle:

The neat thing is this: click on any column heading, and AutoFilter gives you a drop-down list of values in the column for you to select from, and filters the entire table for the result: Die saubere Sache ist so: klicken Sie auf einen beliebigen Spaltentitel, AutoFilter und gibt Ihnen ein Dropdown-Liste der Werte in der Spalte für Sie zu wählen Sie aus, und filtert die gesamte Tabelle zu dem Ergebnis:

The lists are dynamic based on table contents, so adding a row or changing an existing value means the drop-down list is updated also. Die Listen sind dynamisch auf der Grundlage von Tabelle Inhalte, so dass das Hinzufügen einer Zeile oder eine Veränderung einer bestehenden Wert bedeutet, dass die Dropdown-Liste ist ebenfalls aktualisiert. You can show all values (default), select just one value, or create a custom filter based on boolean logic. Sie können alle Werte (Standard), wählen Sie nur einen Wert, oder erstellen Sie einen benutzerdefinierten Filter basiert auf der Booleschen Logik. In this example we need to select the “Airtime” value. In diesem Beispiel brauchen wir, um die "Airtime"-Wert.

The result is: Das Ergebnis ist:

AutoFilter acts by making rows visible and invisible. AutoFilter Handlungen, indem Zeilen sichtbar und unsichtbar. The original eleven data rows are still present, although some are invisible based on the selected filter. Die ursprünglichen Daten elf Reihen sind noch vorhanden, obwohl einige unsichtbar sind auf der Grundlage der ausgewählten Filter. A2:F12 is still data range. A2: F12 ist nach wie vor Daten-Bereich.

We quickly see the two “Airtime” buys in this dataset, and the average price paid is $5000. Wir schnell sehen, wie die beiden "Airtime" kauft in diesem Datensatz, und die durchschnittliche bezahlte Preis beträgt $ 5000. Use the drop down filters to select all values again, or select a different value, and do it on any number of columns. Verwenden Sie das Dropdown-Filter, um alle Werte wieder, oder wählen Sie einen anderen Wert, und zwar auf einer beliebigen Anzahl von Spalten. Depending on your table, some columns will make sense for filtering and others may not. Abhängig von Ihren Tisch, einige Spalten wird sinnvoll für Filter-und andere vielleicht nicht.

Excel Subtotals Excel Zwischensummen

In this example, the values for Sum, Count, Min, and Average update based on the filter automatically because of the powerful Subtotalfunction Subtotalfunction. In diesem Beispiel werden die Werte für die Summe, Count, Min, und Durchschnittliche Update basiert auf dem Filter automatisch, weil der mächtigen Subtotalfunction Subtotalfunction. Subtotal operates only on visible rows of data in a range, so it’s great in combination with AutoFilters. Zwischensumme funktioniert nur auf sichtbare Zeilen von Daten in einer Reihe, so dass es toll, in Kombination mit AutoFilters. Subtotal is also simple to set up. The syntax for Subtotal is: Teilsumme ist auch einfach einrichten. Die Syntax für Zwischensumme:

=Subtotal(function#, range) = Zwischensumme (Funktion #, Reichweite)

Okay, you do have to know the “function #” which is a pain. Are you listening MicroSoft? Okay, Sie haben zu wissen, die "Funktion #", ist ein Schmerz. Are You Listening Microsoft? Here is the list of commonly used functions with Subtotal. Hier ist die Liste der häufig verwendeten Funktionen mit Zwischensumme. Others can be accessed by searching Excel Help: Andere lassen sich durch die Suche Excel-Hilfe:

Function # Funktion #	Function Name Funktion Name
101	AVERAGE DURCHSCHNITT
102	COUNT
104	MAX
105	MIN
109	SUM

In the example the Sum, Count, Min and Averages are obtained by these respective formulae: In dem Beispiel der Summe, Count, Min-und Durchschnittswerte sind, erhalten durch den entsprechenden Formeln:

SUM =Subtotal(109,F2:F12) Sum = Zwischensumme (109, F2: F12)

COUNT =Subtotal(102,F2:F12) COUNT = Zwischensumme (102, F2: F12)

MIN =Subtotal(105,F2:F12) Min = Zwischensumme (105, F2: F12)

AVERAGE =Subtotal(101,F2:F12) Durchschnitt = Zwischensumme (101, F2: F12)

Now that you have seen the power of AutoFilter and Subtotal , go give it a shot. Jetzt, da Sie gesehen haben die Macht der AutoFilter und Zwischensumme, gehen Sie verleihen ihm ein Schuss. After all, Fantasy-League baseball is just starting. Immerhin, Fantasy-Baseball-Liga ist gerade erst anfangen.

Pete Kushmeider, Writer and blogger Pete Kushmeider, Schriftsteller und Blogger

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