How to use data validation in Excel Cómo utilizar validación de datos en Excel

Posted on December 5, 2008 at 5:23 am Publicado el 5 de diciembre de 2008 a 5:23 horas

In Excel we usually find a situation wherein we want to limit the values of certain fields. This tip is useful if you want to standardize a certain field and limit it to a few predefined values. En Excel solemos encontrar una situación en la que queremos limitar los valores de determinados campos. Este truco es útil si desea normalizar un determinado campo y limitarlo a unos pocos valores predefinidos.

For example, we want a gender field to have only one of the two values: “MALE” or “FEMALE”. Por ejemplo, queremos un campo de género que sólo uno de los dos valores: "masculinas" o "femeninas".

Instead of letting users type “MALE” or “FEMALE” we can provide a dropdown like field to make sure we won’t type other information: En lugar de dejar que los usuarios tipo "masculinos" o "femenino" podemos ofrecer un menú desplegable como el campo para asegurarse de que no vamos a otro tipo de información:

As an added validation, Excel will also prompt you if you inputted a value other than the options provided: Como un añadido de validación, Excel le preguntará también si usted introducir un valor distinto de las opciones previstas:

This is what we call data validation in Excel. So how do we do that? First position your cursor on the field that you want to add data validation. Then click the Data menu and then Validation: Esto es lo que llamamos validación de datos en Excel. Así que, ¿cómo hacer eso? En primera posición el cursor en el campo que desee agregar validación de datos. Continuación, haga clic en el menú Datos y, a continuación, Validación:

The Validation dialog box will appear, enter the list of choices delimited by comma on the “source” field, check in-cell dropdown option, choose “list” on the “Allow” field: La validación aparecerá el cuadro de diálogo, entrar en la lista de opciones delimitado por comas en la "fuente" sobre el terreno, comprobar en la celda desplegable la opción, elija "lista" sobre la "Permitir" sobre el terreno:

You can also apply the data validation rule to a column or row or even a few selected cells. With data validation, you can be assured that there are no invalid data inside your spreadsheet. También puede aplicar la regla de validación de datos para una columna o fila, o incluso unas pocas celdas seleccionadas. Con la validación de los datos, puede estar seguro de que no hay datos no válidos dentro de su hoja de cálculo.

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