Gebruik GMail als online gegevensbestand met super snel onderzoek

Gepost op 29 Maart, 2007 in 10:57 p.m.

Ik moet zeggen dat ik werkelijk over niet waarom Steve Rubel van bij begreep MicroPersuasion was zo gek over GMail tot ik zijn post las op wat u GMail van Google in omzet! Ik dacht ik mooie olievlek die referenties, buitensporige lezers RSS, en Notitieboekje Google gebruikt was om spoor van alle info te houden die ik op het Web interessant heb gevonden, maar helaas is er een betere manier!

Natuurlijk als u probeert om iets te vinden die u vroeger had bewaard, kan het vrij een pijn zijn als u veel referenties of veel nota's in Notitieboekje Google hebt. En de zoekende eigenschappen in Notitieboekje Google zijn niet dat groot, samen met het feit dat u niet om het even wat van Notitieboekje Google aan uw mobiel apparaat kunt krijgen.

Zo is dat waar de Toolbar Google en GMail samen komen om tot een prachtige manier te leiden om om het even wat van het Web op te slaan, het te bekijken overal, en het snel te vinden! om dit te doen, zijn er een paar geavanceerdere eigenschappen dat u eerst opstelling in GMail moet: etiketten en filters.

De etiketten in GMail staan u toe fundamenteel om „sub“ e-mailadressen voor uw rekening tot stand te brengen GMail. Bijvoorbeeld, zeg ik een etiket genoemd „Microsoft“, zo cre�ër wat dat betekent is dat ik weet een e-mailadres als het volgende hebben: username+Microsoft@gmail.com, waar de gebruikersnaam uw naam van de rekening GMail is. Dit is een werkelijk grote manier om e-mailadressen tot stand te brengen die u kunt gebruiken om omhoog voor plaatsen te ondertekenen dat u kunt omhoog beëindigen krijgend spam van! Zeg u omhoog bij een plaats moet ondertekenen omdat uw bedrijf u een presentatie wil bekijken of uw vrienden u omhoog op één of andere nieuwe sociale voorzien van een netwerkplaats willen ondertekenen, goed gebruikend etiketten u etiketten zoals het „Werk“ of „MySpace“ kunt creëren en dan tot die plaatsen met username+Work@gmail.com ondertekent! Nu wil het u alle berichten van MySpace bekijken, eenvoudig op de etiketten en elk van die berichten zal klikken verschijnen.

Dit soort geluiden zoals omslagen bijna, net? Maar wat etiketten dan beter maakt is de omslag dat u veelvoudige etiketten op één e-mail kunt toepassen! Zo als u omslagen gebruikte en u een omslag van het „Werk“ en een „Grappige“ omslag had, dan wat u zou doen als u een e-mail van een het werkvriend kreeg die een grap was! Goed met etiketten kunt u grappig en het werk op één e-mail toepassen en het zal op één van beiden van die tonen wanneer u op het etiket klikt!

Maar u, hoe kan dat maakt om het even welk vragen verschil als het allen die aan mijn Inbox hoe dan ook komt! is? Goed, is dat waar de filters binnen komen! Filters bascially allow you to specify a condition whereby your email can be associated with a label, archived, etc. One of those conditions can be if it’s coming from an email address with your label attached to it. So if a mail is coming in from username+Myspace@gmail.com, you can have those emails automatically tagged with your label “MySpace”. And if you decide you hate MySpace, all you have to do is create a filter that tell GMail to delete any emails coming to that address!

Now getting back to how to use GMail as a database! What we want to do is create a GMail label that corresponds to how we want to store web pages. If you have Google Notebook broken down into sections, then this is a great way to create labels also. Maybe you want to create labels called “News”, “WorkStuff”, “Fun”, “Interesting”, etc. To create our label, log into your GMail account from the web browser so that you’re on the main Inbox page.

One the bottom, along side the left menu bar, you’ll see a box called “Labels“, which should have nothing in it if you’re haven’t done this already. Click on Edit Labels to get started creating a label.

On the right side, you’ll see the Settings options with the Labels tab opened. It’s pretty simple to create a label as you might be able to tell. Simply type in the name of label and click Create. You’ll now see your label in the list above (I created one called Programming since I usually want to clip certain articles relating to that topic from web sites):

Now in order to setup our filter to catch the emails with that label and Archive them, we’ll need to create a filter. We want to archive the emails so that they don’t show up in our Inbox and clutter everything up. Click on Filters, which is right next to Labels.

On the Filters tab, click Create a New Filter at the bottom of the orange box:

In the Filter options box, you want to type into the TO address field the following: username+label@gmail.com. For example, I created a Programming label, so I’ll type in Aseem1234+Programming@gmail.com (it’s not case sensitive) and click Next.

Now we can choose the filter action that we want performed. Check the “Skip the Inbox (Archive it)” option and select “Apply the label” and choose the label we just created:

Click Create Filter and we’re done with the first part! Once you get the hang of it, it’ll only take a few minutes to create a new filter if you need it! Now we need to send our pages to Google for storage! So how do we do that? We use the new Google Toolbar! Make sure you have the latest edition of the toolbar otherwise you may not have all of the options.

Once installed, you’ll see at the far right an option called “Send to”:

Click on that and choose “GMail”. An IE window will automatically open that will take either all of the content from the page or whatever content you manually selected and attach it to an email that you can now send to your new address, which is for me was Aseem1234+programming@gmail.com

Click Send and your GMail account will recogize it with the label and will automatically archive it for future searching! And that’s it, you can now use GMail to store all your web pages! And it really stores everything on a web page if you don’t manually select anything, so it can take up a good amount of space eventually! But right now Google is giving 2.5GB of space and probably will have to follow Yahoo soon with unlimited storage also!

Now if you want to search all that vast data that you’ve stored, simply log into your GMail account, and in the search box at the top, type in the word “label” followed by a colon and the name of your label. For example, “label:programming” and then after that type in a keyword(s) that you want to search on. So if I’m looking for something on Foxpro in my programming label, I would type “label:programming Foxpro”: